Bộ hồ sơ xin việc cần có những gì? 3 lưu ý về hồ sơ xin việc

Bộ hồ sơ xin việc chỉn chu, chuyên nghiệp là tiêu chí quan trọng luôn được nhà tuyển dụng lưu tâm, đánh giá cao. Và nếu như bạn đang thắc mắc cần phải chuẩn bị những gì để hồ sơ của mình có thể đáp ứng đủ 2 yếu tố trên nhằm tạo sự thu hút thì hãy tham khảo bài viết dưới đây nhé. 

Đối tượng và mục đích sử dụng hồ sơ xin việc

Có thể nói rằng, người lao động và nhà tuyển dụng đều là những người thường xuyên tiếp xúc với hồ sơ xin việc. Tuy nhiên, tùy vào từng trường hợp mà nhu cầu sử dụng của hai nhóm người này lại hoàn toàn khác nhau. 

Người lao động dùng hồ sơ xin việc khi có nhu cầu chuyển đổi hoặc tìm kiếm công việc mới. Đây có thể coi như một cách thức gián tiếp để họ giới thiệu sơ qua những ý chính về bản thân, năng lực cũng như chứng minh sự phù hợp đối với vị trí ứng tuyển.

Bìa bộ hồ sơ xin việc phổ biến hiện nay

Ở phía nhà tuyển dụng, đó đơn giản chỉ là công cụ để tìm kiếm và đánh giá sơ bộ về người nộp đối với vị trí đăng tuyển trước khi hai bên có sự trao đổi một cách cụ thể hơn trong quá trình phỏng vấn. 

>> Có thể bạn quan tâm: Các cách scan tài liệu đơn giản, nhanh chóng chỉ trong vài phút

Bộ hồ sơ xin việc bao gồm những giấy tờ gì? 

Nhìn chung, một bộ hồ sơ được coi là đầy đủ phải đảm bảo các giấy tờ sau:

• Đơn xin việc

Tùy vào yêu cầu cụ thể của từng công ty mà các ứng viên sẽ viết tay hoặc đánh máy đơn xin việc. Ngày nay, bản đánh máy được ưu tiên sử dụng bởi tính tiện lợi cũng như hình thức đẹp. Vậy nhưng, vẫn có những nơi (phần lớn là cơ quan nhà nước) yêu cầu ứng viên viết tay đơn xin việc. 

Một thực tế không thể phủ nhận là những tờ đơn tự viết tay luôn tạo hiệu ứng tốt hơn, khiến cho nhà tuyển dụng thấy rõ sự chân thành cũng như tâm ý của người chuẩn bị đối với công ty và vị trí dự tuyển.

Đơn xin việc viết tay luôn là một sự lựa chọn thông minh

Bên cạnh đó, đơn xin việc cũng phải ngắn gọn, súc tích với phần giới thiệu sơ qua về bản thân, trình độ học vấn, kinh nghiệm cùng sự thích hợp với công việc. Hãy nhớ là đừng viết quá dài, bạn chỉ nên trình bày gói gọn lá đơn trong một tờ giấy A4.

• CV (Curriculum Vitae)

Đối với phần lớn các vị trí tuyển dụng, nội dung CV chỉ cần là một bản word đính kèm ảnh với đầy đủ các thông tin cá nhân của ứng viên như: tên tuổi, quê quán, trình độ văn hóa, cách thức liên hệ, quá trình công tác kèm theo những điểm mạnh và kỹ năng có liên quan. 

CV tự thiết kế sẽ mang tính sáng tạo cao so với bản word thông thường 

Một số ngành nghề mang tính đặc thù hơn như thiết kế, đồ họa… ứng viên nên tự sáng tạo cho mình một CV mang đậm phong cách cá nhân và có sự khác biệt nhờ hỗ trợ của các phần mềm vi tính. Điều này sẽ giúp bạn thể hiện được năng lực của bản thân cũng như gây ấn tượng mạnh với nhà tuyển dụng.

• Sơ yếu lý lịch tự thuật 

Bộ hồ sơ xin việc bán sẵn luôn có tờ sơ yếu lý lịch mẫu bên trong. Người dùng chỉ cần điền thông tin đầy đủ, chính xác vào đó rồi mang đi chứng thực bởi các cơ quan, tổ chức có quyền hạn về mặt pháp luật.

Không như CV, sơ yếu lý lịch bắt buộc phải khai theo tờ mẫu chứ không thể tự thiết kế, chỉnh sửa tùy ý thích của người viết. Thêm nữa, những thông tin cơ bản về cá nhân và hoàn cảnh gia đình sẽ được nhắc đến một cách chi tiết hơn nhiều.

Điều này được thể hiện qua các mục như: tôn giáo; dân tộc; ngày kết nạp Đảng, Đoàn; họ tên và quá trình công tác của người thân như bố mẹ, anh chị em ruột, vợ (chồng), con (nếu có)… 

• Giấy khai sinh (bản sao)

Giấy khai sinh trong bộ hồ sơ xin việc chỉ cần là bản sao có công chứng, không cần dùng đến bản gốc. Tuy vậy, đa số các công ty hiện nay đều yêu cầu ứng viên khi đi phỏng vấn mang theo bản photo, sau khi được nhận vào làm thì mới nộp bản đã công chứng. 

• Căn cước công dân (bản sao)

Trước đây, chứng minh thư nhân dân luôn là giấy tờ bắt buộc khi làm hồ sơ xin việc thì ngày nay nó đã được thay thế bởi căn cước công dân. Cũng như giấy khai sinh, một bản sao căn cước đủ cả hai mặt trước và sau được công chứng sẽ đem lại sự uy tín và tin tưởng về mặt pháp lý đối với nhà tuyển dụng.

• Bằng cấp, chứng chỉ liên quan (bản sao)

Những bằng cấp về mặt học vấn như bằng tốt nghiệp, bảng điểm tốt nghiệp; về kỹ năng như chứng chỉ tiếng Anh, tin học văn phòng… bản photo công chứng đều rất cần thiết trong bộ hồ sơ xin việc. Nhà tuyển dụng luôn căn cứ vào đó để quyết định lựa chọn dựa trên năng lực của từng cá nhân. 

Người lao động cũng cần lưu ý là chỉ nên đưa những bằng cấp phù hợp với vị trí ứng tuyển. Việc có nhiều chứng chỉ không liên quan đến công việc cũng khiến cho doanh nghiệp phải đặt ra câu hỏi về tính chuyên môn và sự gắn bó trong trường hợp này.

• Giấy khám sức khỏe

Nội dung bên trong một mẫu giấy khám sức khỏe

Giấy khám sức khỏe là loại giấy tờ không thể thiếu khi đi xin việc. Các cơ quan, công ty sẽ kết luận tình trạng sức khỏe hiện tại của ứng viên có đáp ứng được yêu cầu công việc hay không qua những nội dung được đề cập đến ở bên trong tờ khám.

Đi kèm loại giấy này là ảnh 4×6. Người lao động nên chuẩn bị sẵn ảnh và đến bệnh viện hoặc các phòng khám được cấp phép để thực hiện khám sức khỏe một cách nhanh chóng theo đúng quy định pháp luật.

• 2 ảnh 3×4 

Mẫu ảnh 3×4 tiêu chuẩn làm hồ sơ xin việc 

Ứng viên luôn phải gửi kèm theo 2 tấm ảnh 3×4 vào trong hồ sơ. Mục đích của việc này là bởi quá trình hoàn tất thủ tục dành cho nhân viên mới sẽ có lúc cần phải dùng đến chúng để đính kèm vào các loại giấy tờ hoặc cập nhật thông tin cá nhân. 

Bạn nên chọn ảnh chụp với đầu tóc gọn gàng, thái độ nghiêm túc, áo sơ mi trắng có cổ, phông nền trắng, ghi xám hoặc xanh biển. Tấm ảnh đẹp và phù hợp với yêu cầu đề ra sẽ ghi điểm trong mắt nhà tuyển dụng ngay tức thì.

3 lưu ý khi chuẩn bị hồ sơ xin việc

Trong quá trình chuẩn bị hồ sơ, các ứng viên cần ghi nhớ những lưu ý sau:

• Bố cục và nội dung

Bộ hồ sơ xin việc chỉn chu, chuyên nghiệp không chỉ đầy đủ về mặt giấy tờ mà còn phải thu hút được sự chú ý của nhà tuyển dụng từ những giây phút đầu tiên. Họ thường chỉ quan tâm đến ý chính nên trình bày hồ sơ sao cho tạo được điểm nhấn là điều cần lưu tâm.

Ngoại trừ tờ khai theo mẫu in sẵn là sơ yếu lý lịch, những giấy tờ tự viết tay hoặc đánh máy còn lại như đơn xin việc hay CV đều phải được chuẩn bị với bố cục rõ ràng, có tính logic, câu từ mạch lạc gãy gọn, nội dung tập trung vào thông tin quan trọng.

Người lao động cần tránh tuyệt đối việc viết dài dòng lan man hay liệt kê mọi văn bằng chứng chỉ không phục vụ cho vị trí công việc. Đôi khi, điều này sẽ khiến đơn vị tuyển phải xem xét lại về tính chuyên nghiệp và sự gắn bó với ngành nghề đã được lựa chọn.

• Hiệu lực sử dụng     

6 tháng luôn là thời hạn mà hầu hết các cơ quan, công ty hay doanh nghiệp chấp nhận đối với giấy tờ cần phải chứng thực hoặc công chứng. Yêu cầu này là hoàn toàn phù hợp dù trên thực tế chưa hề có bất cứ quy định cụ thể nào về mặt pháp lý được biết đến. 

Nguyên nhân chính là bởi sau khoảng thời gian cho phép, người lao động có thể sẽ có thay đổi về thông tin cá nhân nên việc cập nhật những biến chuyển mới là điều cần làm.

• Thứ tự sắp xếp

Thứ tự được nhắc đến ở đây chính là việc sắp xếp hồ sơ sao cho hợp lý và tạo được sự chú ý với người đọc. Thông thường, đơn xin việc, CV và sơ yếu lý lịch tự thuật sẽ được xếp phía trên để nhà tuyển dụng nắm được ngay thông tin chính mà họ đang tìm kiếm.

Bản sao của các văn bằng chứng chỉ, giấy khai sinh, giấy khám sức khỏe, ảnh… sẽ xếp ở phía dưới vì chúng chỉ có nhiệm vụ bổ sung, là căn cứ chứng minh những nội dung bạn đã cung cấp là hoàn toàn chính xác. 

Kết luận

Bài viết trên đây nhằm mục đích đưa thông tin đến người lao động trong quá trình chuẩn bị để có được bộ hồ sơ xin việc sao cho hoàn chỉnh nhất. Mong rằng sau khi tham khảo và áp dụng, các ứng viên tương lai sẽ có thể thuận lợi tiến vào vòng phỏng vấn và tìm được công việc mà mình yêu thích.