Các cách scan tài liệu đơn giản, nhanh chóng chỉ trong vài phút

Scan tài liệu là một việc vô cùng cần thiết trong công việc cũng như trong học tập. Scan là chuyển các thông tin, dữ liệu trên giấy tờ thành hình ảnh, tư liệu lưu giữ trong máy tính, điện thoại thông qua các công cụ hữu ích. Bài viết dưới đây sẽ giúp các bạn biết được lợi ích và các cách scan tài liệu đơn giản, nhanh chóng.

Lợi ích của việc scan tài liệu 

Dễ dàng lưu trữ tài liệu

Bất kỳ ai cũng có những tài liệu quan trọng cần được lưu trữ để phục vụ cho nhu cầu học tập, làm việc. Tuy nhiên việc lưu trữ, bảo quản bằng các phương pháp truyền thống sẽ khiến tài liệu dễ bị thất lạc, thậm chí hỏng hóc sau một thời gian dài. Cho nên việc scan tài liệu là lựa chọn tốt nhất, vừa đảm bảo lưu trữ dài hạn, tránh thất lạc tài liệu, vừa tiết kiệm chi phí in ấn.

Dễ dàng lưu trữ tài liệu

Tìm kiếm tài liệu nhanh chóng

Tài liệu khi được lưu trữ trên máy tính, điện thoại sẽ được sắp xếp, phân loại theo mục rõ ràng, điều này giúp cho việc tìm kiếm thông tin nhanh chóng và thuận tiện hơn. Dù ở bất kỳ đâu, bạn vẫn có thể truy cập để tìm kiếm tài liệu mà mình muốn.

Thông tin của tài liệu được bảo mật an toàn

Các tài liệu sau khi được scan sẽ được đảm bảo an toàn hơn nhờ vào việc cài đặt khóa bảo mật dữ liệu. Điều này giúp cho các doanh nghiệp bảo mật được tài liệu quan trọng, tránh bị kẻ xấu lợi dụng, chiếm đoạt. 

Đảm bảo an toàn thông tin

Các cách scan tài liệu đơn giản dân văn phòng cần biết

Cách scan tài liệu bằng máy scan

Bước 1: Đặt tài liệu cần scan vào máy.

Đầu tiên cần phải kết nối máy tính với máy scan. Sau đó mở máy scan, úp mặt tài liệu cần quét xuống mặt kính của máy, lưu ý đặt đúng chiều tài liệu đã được đánh dấu hình mũi tên hoặc hình số 0 trên máy. 

Scan tài liệu bằng máy scan

Bước 2: Tùy chọn chỉnh sửa cài đặt máy scan trên phần mềm scan

Bạn mở phần mềm scan lên để chỉnh sửa phần cài đặt về kích thước, màu sắc, số lượng,… sao cho phù hợp với nhu cầu. Sau đó bắt đầu scan tài liệu bằng cách bấm nút Scan trên phần mềm hoặc nút Scan trên máy.

Bước 3: Chỉnh sửa dữ liệu sao cho phù hợp

Sau khi scan xong tài liệu, bạn có thể chỉnh sửa văn bản bị nhòe chữ, nội dung bị mờ hay chỉnh sửa độ sáng, tối của văn bản. Bên cạnh đó, nếu bạn muốn chuyển đổi các file đã scan thành file PDF hoặc chuyển đổi nhiều tài liệu thành một file có nhiều trang, thì bạn có thể chuyển đổi bằng chương trình Adobe Acrobat.

Cách scan tài liệu này phù hợp với các công ty, doanh nghiệp cần có máy chuyên biệt phục vụ cho việc scan.

Cách scan tài liệu trên điện thoại

  • Scan tài liệu trên điện thoại Iphone

*Sử dụng ứng dụng Ghi chú trên Iphone

Bước 1: Mở ứng dụng Ghi chú trên Iphone và tạo một ghi chú mới, tiếp đến nhấn vào biểu tượng Camera ở bàn phím, chọn mục Quét tài liệu. Đây là cách scan tài liệu đơn giản nhất.

Ghi chú trên Iphone

Bước 2: Sau đó bạn đưa máy đã mở camera đến đoạn tài liệu cần quét, căn chỉnh sao cho khớp với khung hình, máy sẽ tự động chụp hoặc bạn bấm vào nút chụp ảnh.

Bước 3: Điều chỉnh khung tài liệu bằng cách kéo các góc cạnh, hoặc nhấn vào ô vuông góc dưới cùng bên trái màn hình để chỉnh sửa cắt, xoay tài liệu và thay đổi bộ lọc để tài liệu scan rõ nét hơn.

Bước 4: Nếu cần bạn có thể tiếp tục scan nhiều trang hơn, sau khi hoàn tất nhấn vào chữ Lưu ở góc dưới bên phải màn hình. 

Bước 5: Sau khi bấm Lưu, các tài liệu bạn muốn scan đã được dán vào Ghi chú, bạn nhấn vào tiêu đề để đổi tên.

*Sử dụng ứng dụng Tệp của Iphone

Scan bằng Tệp

Bước 1: Mở ứng dụng Tệp trên Iphone, chọn vào dấu ba chấm “…” ở góc trên cùng bên phải màn hình và chọn mục Quét tài liệu.

Bước 2: Đưa camera đến tài liệu cần quét.

Bước 3: Sau khi tài liệu đã được quét xong, chọn vào Giữ bản quét, chọn mục bạn muốn lưu trên Iphone và bấm Lưu.

*Sử dụng ứng dụng CamScanner Free 

Phần mềm CamScanner Free 

Bước 1: Tải ứng dụng về điện thoại.

Bước 2: Truy cập vào ứng dụng, nhấn chọn biểu tượng camera có dấu cộng “+”, điều chỉnh sao cho tài liệu nằm gọn trong khung hình và nhấn vào biểu tượng camera để chụp.

Bước 3: Để tiếp tục, nhấn vào biểu tượng Mũi tên xanh ở góc dưới cùng bên phải màn hình. Sau khi căn chỉnh và thay đổi bộ lọc phù hợp, nhấn biểu tượng Tick màu xanh để hoàn tất.

Bước 4: Lưu tài liệu về điện thoại bằng nhiều dạng khác nhau như PDF, hình ảnh, tệp JPG,… và chia sẻ thông qua các ứng dụng như Messenger, Email,..

  • Scan tài liệu trên điện thoại Android

*Scan bằng Phần mềm Adobe Scan

Phần mềm Adobe Scan

Bước 1: Tải phần mềm Adobe Scan về.

Bước 2: Truy cập vào ứng dụng và chọn loại tài liệu bạn muốn scan. Nếu muốn scan tài liệu thông thường chọn Document, scan mẫu đơn chọn Form, đối với bảng trắng chọn Whiteboard, danh thiếp chọn business card.

Bước 3: Đưa camera đến phía cần quét rồi nhấn nút chụp hình. Nếu cần căn chỉnh vùng tài liệu muốn quét, bạn có thể điều chỉnh các chấm tròn xanh ở các góc.

Bước 4: Sau khi đã quét tài liệu, bạn có thể cắt, xoay chiều, xóa nội dung không cần thiết và thay đổi kích thước của tài liệu sao cho phù hợp với nhu cầu.

Bước 5: Nhấn Save PDF để lưu lại file. Nếu bạn muốn chia sẻ thì chọn Share và chọn hình thức chia sẻ. 

*Scan bằng phần mềm Microsoft Office Lens

Bước 1: Tải ứng dụng về điện thoại, truy cập vào ứng dụng và chọn mục Tài liệu, đưa camera đến tài liệu cần quét rồi nhấn nút chụp. 

Scan tài liệu bằng phần mềm Microsoft Office Lens

Bước 2: Sau khi tài liệu đã được quét, phần mềm sẽ tự động xóa đi các chi tiết thừa trên hình ảnh, hoặc bạn có thể tự chỉnh sửa, loại bỏ những chi tiết bị chụp thừa, xoay chỉnh tài liệu sao cho phù hợp.

Bước 3: Nếu muốn ghi chú, bạn có thể viết và đánh dấu, bôi đậm phần thông tin quan trọng ngay trên khung hình vừa chụp.

Bước 4: Nếu bạn muốn nghe giọng đọc văn bản vừa quét, ứng dụng Microsoft Office Lens sẽ chuyển văn bản thành giọng nói và đọc cho bạn nghe. Đây là một tính năng đặc biệt mà không phải ứng dụng scan nào cũng có. 

Bước 4: Sau khi hoàn tất phần chỉnh sửa, nhấn chọn “Confirm” và nhấn “Done”, lưu văn bản vừa quét vào bộ nhớ.

Bước 5: Bạn có thể chuyển file tài liệu thành các định dạng mà mình mong muốn như PDF, JPG, Word, Excel,… và chia sẻ trực tiếp tài liệu với người khác.

Scan tài liệu bằng phần mềm drive

Bất kỳ ai có điện thoại truy cập được internet đều có thể sử dụng cách scan tài liệu này.

Bước 1: Mở ứng dụng Google Drive lên và chọn biểu tượng dấu “+” ở góc dưới cùng bên phải màn hình, chọn Quét. 

Bước 2: Màn hình hiển thị khung chụp, bạn căn chỉnh camera sao cho phù hợp rồi nhấn nút chụp ảnh, sau đó nhấn Ok.

Scan bằng drive

Bước 3: Khi tài liệu đã được quét xong, bạn có thể chỉnh màu sắc của tài liệu hoặc thay đổi kích thước nếu cần. Muốn scan thêm nhiều ảnh thì chọn biểu tượng dấu “+” ở góc dưới màn hình để chụp thêm. 

Bước 4: Cuối cùng bấm Lưu và đổi tên tiêu đề tài liệu, chọn thư mục mà bạn muốn lưu, tài khoản lưu, thư mục và chọn Lưu là hoàn tất.

>> Có thể bạn quan tâm: 3 cách in trên máy tính đơn giản, dân văn phòng ai cũng nên biết

Scan tài liệu là một việc cần thiết, chúng ta không còn phải viết hay đánh máy thủ công bằng tay nữa. Giờ đây, chỉ với những thao tác nhỏ, chúng ta có thể chuyển hóa được tài liệu sang các dạng khác nhau, đem lại rất nhiều tiện ích trong công việc cũng như học tập. Bài viết trên đây mình đã chia sẻ các cách scan tài liệu đơn giản và nhanh chóng, mong rằng nó sẽ hữu ích cho các bạn.

0 0 đánh giá
Đánh giá bài viết
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x