[Kèm mẫu] Viết mail xin nghỉ việc sao cho chuyên nghiệp nhất?

Nghỉ việc là một nhu cầu tất yếu khi người lao động và doanh nghiệp không còn tìm được tiếng nói chung. Nếu bạn còn băn khoăn viết mail xin nghỉ việc như thế nào cho chuyên nghiệp và khéo léo nhất, hãy tham khảo ngay các mẫu và lưu ý trong bài viết dưới đây!

Mail xin nghỉ việc là gì? Vì sao cần viết mail xin nghỉ việc? 

Mail xin nghỉ việc là một hình thức của đơn xin nghỉ việc, có ý nghĩa thông báo việc ngừng công tác của người lao động đến tổ chức hoặc doanh nghiệp. Thay vì viết đơn xin nghỉ việc bằng văn bản giấy thông thường, nhiều người lao động lại sử dụng mail vì tính tiện lợi mà nó mang lại.

Mail xin nghỉ việc là một hình thức của đơn xin nghỉ việc 

Trong các doanh nghiệp hiện nay, phương thức trao đổi và xác nhận thông tin chuyên nghiệp và nhanh chóng nhất chính là mail. Chính vì lý do đó, một mail chỉn chu thông báo nghỉ việc tới cấp trên và đồng nghiệp chính là một cách thể hiện rõ nét thái độ chuyên nghiệp, khéo léo của bạn và giúp bạn có thể giữ được mối quan hệ tốt đẹp với mọi người, kể cả khi bạn đã rời đi. 

Một số mẫu mail xin nghỉ việc ngắn gọn và chuyên nghiệp

Mail xin nghỉ việc tiếng Việt

Mẫu mail xin nghỉ việc bằng tiếng Việt tham khảo

Tiêu đề mail: [Tên Công ty]_THƯ XIN NGHỈ VIỆC_[Họ và tên]_[Chức danh]

Kính gửi: Anh/Chị [Tên sếp/Tên Quản lý] 

Em tên là [Tên của bạn] – Bộ phận: [Bộ phận bạn làm việc]. Em viết thư này để xin phép nghỉ việc tại Công ty [Tên Công ty] với vị trí [Chức danh].

Không thể tiếp tục đồng hành cùng Công ty trong khoảng thời gian sắp tới do [Nêu lý do] là một quyết định rất khó khăn với em. Trong khoảng thời gian [Thời gian làm việc] làm việc tại [Tên Công ty], em đã có cơ hội được học hỏi rất nhiều và được làm việc cùng các anh chị, các bạn đồng nghiệp nhiệt huyết và luôn sẵn sàng hỗ trợ. Em sẽ luôn trân trọng và ghi nhớ trải nghiệm quý báu này. 

Dự kiến, [Ngày/tháng/năm] sẽ là ngày làm việc chính thức cuối cùng của em. Trong [số ngày/tuần] tới, em sẽ cố gắng hoàn thành những công việc đang dang dở và bàn giao lại cho nhân sự tiếp nhận. Em sẽ luôn chủ động hướng dẫn và giúp đỡ người mới với các công việc, giấy tờ và tài sản em sẽ bàn giao là:

• […]
• […]
• …

Một lần nữa, em xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người đã giúp đỡ em trong suốt khoảng thời gian vừa qua. Chúc mọi người luôn thành công trong công việc và chúc cho Công ty ngày càng phát triển.

Trân trọng,

[Tên của bạn]

Mail xin nghỉ việc tiếng Anh

Mẫu mail xin nghỉ việc bằng tiếng Anh tham khảo 

Email subject: [Company Name]_RESIGNATION LETTER_[Your Full name]_[Title]

Dear: Mr/Ms. [Name of Boss/Manager]

My name is [Your Name] – [Title] – Department: [Department you work for]. 

I am writing this letter in order to inform you that I will be leaving the job from [Day/Month/Year]. This is a tough decision for me not being able to continue accompanying the company in the future due to [Give reason]. 

In the next [number of days/weeks], I will try to complete all the duties and hand it over to the colleagues who will be in charge of it. I will always actively guide and help newcomers with the jobs, documents and assets I will hand over are:

• […]
• […]
• …

Besides that, I would like to show my gratitude to my boss, managers and especially my colleagues who have supported me during this memorable time. Wish everyone success in your work and wish the company will develop more and more. 

Below is my contact method for keeping in touch.

[Your contact]

Best regards,

[Your name]

Những điều cần lưu ý khi viết mail xin nghỉ việc

Lưu ý khi viết mail xin nghỉ việc

Phải có tiêu đề mail 

Khi gửi đi bất kì mail nào, nhất là mail xin nghỉ việc quan trọng, bạn bắt buộc phải đặt tiêu đề. Tiêu đề cần ngắn gọn, dễ hiểu, nêu bật lên được nội dung bạn muốn truyền đạt. 

Hãy đảm bảo tất cả các thông tin trong tiêu đề chính xác để người nhận mail dễ dàng phân loại và có các động thái kịp thời. 

Tiêu đề tham khảo: [Tên Công ty]_THƯ XIN NGHỈ VIỆC_[Họ và tên]_[Chức danh]

Cần có lời mở đầu

Người nhận mail xin nghỉ việc của bạn là sếp hoặc quản lý trực tiếp. Chính vì vậy, trước khi đi vào nội dung chính thì một phần mở đầu ngắn gọn và lịch sự sẽ thể hiện sự thiện chí và tôn trọng của bạn với cấp trên. Hãy chắc chắn rằng bạn đã ghi đúng tên/chức danh của người nhận. 

Cũng đừng quên giới thiệu lại tên và chức danh của bạn để tránh nhầm lẫn với các nhân sự khác. 

Ví dụ: Kính gửi Anh/Chị [Họ và tên], 

          Em tên là [Tên của bạn] – Hiện đang làm việc tại vị trí [Chức danh] thuộc [Tên Phòng ban]

Lý do xin nghỉ rất quan trọng

Bạn có thể được tạo điều kiện rời công ty một cách thoải mái và vui vẻ nhất nếu như bạn có thể đưa ra một lý do xin nghỉ việc hợp lý và thuyết phục. Tùy vào từng môi trường công ty, chính sách đãi ngộ, cơ hội thăng tiến, … mà bạn có thể đưa ra lý do phù hợp nhất với bản thân. Bên cạnh đó, dù bạn có những vướng mắc hoặc bất mãn với công ty không thể giải quyết hoặc dung hoà được cũng không nên đưa cảm xúc cá nhân vào lý do xin nghỉ việc.

Nêu thời gian nghỉ việc hợp lý

Bộ Luật Lao động 2019 có quy định rõ số ngày bạn cần thông báo cho người sử dụng lao động trước ngày bạn nghỉ việc chính thức. Hãy chú ý điều này để tránh vi phạm Bộ Luật. 

Một số công ty cũng có yêu cầu về thời gian thông báo nghỉ việc trong hợp đồng. Do đó, thời gian nghỉ việc bạn nêu ra cần đúng luật, hợp lý với công ty và với kế hoạch cá nhân của bạn.

Tuy vậy, hai bên vẫn hoàn toàn có thể thoả thuận về khoảng thời gian phù hợp nhất. Bạn có thể trao đổi thêm với sếp hoặc quản lý về vấn đề này.

Liệt kê công việc và tài sản cần bàn giao

Trách nhiệm của bạn trước khi chính thức nghỉ việc là bàn giao và hướng dẫn một cách cẩn thận cho người thay thế. Sự cẩn thận của bạn sẽ thể hiện ở cách bạn sắp xếp, trình bày các phần việc này một cách khoa học và dễ hiểu. Sau đó bạn có thể liệt kê phần công việc và các tài sản cần bàn giao dưới dạng bullet points. 

Như vậy, bạn có thể tránh được việc vẫn còn phải trả lời các thắc mắc liên quan đến công việc cũ khi bạn đã rời khỏi công ty. 

Đừng quên lời cảm ơn chân thành

Dù thời gian làm việc tại công ty của bạn ngắn hay dài thì đó cũng là một trải nghiệm quý giá giúp bạn trau dồi thêm kinh nghiệm làm việc. Vì vậy, bạn nên gửi lời cảm ơn tới cấp trên và đồng nghiệp đã giúp đỡ và hỗ trợ bạn trong mail xin nghỉ việc. Đây cũng là cơ hội giúp bạn duy trì mối quan hệ thân thiết với sếp và đồng nghiệp cũ. 

Hiện nay, nhiều công ty có chính sách tuyển dụng nhân sự thông qua giới thiệu. Nếu bạn có được thư giới thiệu từ công ty, từ sếp hoặc lời giới thiệu công việc từ đồng nghiệp thì đó sẽ là một cơ hội rất tốt cho công việc mới của bạn. 

Lời cảm ơn chân thành sẽ tạo được thiện cảm 

Lời chào cuối thư và ký tên

Bạn cũng có thể thêm một lời chúc tới công ty, tới đồng nghiệp hoặc đưa thông tin của bạn để công ty và đồng nghiệp có thể liên hệ bạn nếu có vấn đề phát sinh. Bước cuối cùng để hoàn thiện một mail xin nghỉ việc một cách chỉn chu và chuyên nghiệp chính là phần ký tên. 

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách làm hồ sơ xin việc công nhân chuyên nghiệp năm 2023

Kết luận

Hình ảnh một nhân sự chuyên nghiệp sẽ được xây dựng từ những biểu hiện nhỏ nhất. Hy vọng qua những chia sẻ trên đây của danvanphong.vn sẽ giúp bạn có một mail xin nghỉ việc nhận được “cái gật đầu” nhanh chóng từ cấp trên. Chúc các bạn sớm thực hiện thành công những dự định và kế hoạch sắp tới.