Chữ ký email không chỉ có vai trò cung cấp thông tin liên lạc mà nó còn góp phần đưa thương hiệu của cá nhân, tổ chức trở nên cao cấp và chuyên nghiệp hơn. Bài viết dưới đây sẽ đưa ra các công cụ phổ biến để tạo chữ ký email, đồng thời vén màn bí kíp để tạo ra một chữ ký thu hút, độc đáo. Mời bạn đọc cùng theo dõi nhé!

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là một phần thông tin được trình bày dưới dạng hình ảnh hoặc văn bản và được bố trí phía cuối của nội dung email. Theo một cách khác, chữ ký giống như một tấm danh thiếp đi kèm với mỗi lá thư điện tử, có vai trò cung cấp cho người nhận những thông tin cần thiết về người gửi (có thể là một cá nhân hay doanh nghiệp). 

Chữ ký trong thư điện tử giống như một tấm danh thiếp với thông tin hữu ích 

Thông thường, mỗi mẫu chữ ký chuyên nghiệp sẽ được thiết kế bao gồm cả hình ảnh lẫn nội dung. Dưới đây là những nội dung thường xuất hiện trong một chữ ký email:

• Họ tên, chức vụ người gửi
• Tên công ty
• Thông tin liên lạc: Số điện thoại, số fax, địa chỉ email, địa chỉ website,…
• Đường dẫn mạng xã hội: Facebook, Zalo, Twitter, Skype, Youtube, Instagram,…
• Hình ảnh (có thể có hoặc không)
• Slogan (không bắt buộc)

2 cách phổ biến giúp bạn tạo chữ ký email nhanh chóng

Sau khi đã hiểu rõ khái niệm chữ ký email là gì, tiếp đến bạn sẽ muốn bắt tay vào để tạo ngay một chữ ký riêng đúng không nào! 

Đừng nóng vội! Trước tiên, chúng ta sẽ có rất nhiều cách để thiết kế một chữ ký chuyên nghiệp. Sau đây là 2 công cụ phổ biến nhất được rất nhiều người dùng sử dụng trong việc thiết kế chữ ký. 

Tạo chữ ký bằng Outlook

Với nhiều cài đặt tiện ích, phần mềm Outlook là công cụ rất phổ biến và được nhiều dân văn phòng lựa chọn để tạo chữ ký email. 

Dưới đây là 6 bước để tạo chữ ký bằng công cụ Outlook:

Bước 1: Đăng nhập vào ứng dụng Microsoft Outlook trên máy tính, click vào mục “New Email” để tạo thư mới.

Nhấn tạo thư mới để bắt đầu tạo chữ ký 

Bước 2: Nhấn mục “Signature” trên thanh công cụ. Bấm chọn như hình dưới để tạo chữ ký mới.

Cách tạo chữ ký trên Outlook

Bước 3: Cửa sổ “Signatures and Stationery” được mở lên, nhấp vào mục “New” để tiến hành tạo và đặt tên cho chữ ký mới. 

Chọn “New” để tạo mới

Bước 4: Đặt tên cho chữ ký bạn muốn tạo. Sau đó nhấp “OK”

 Đặt tên cho chữ ký riêng tùy theo sở thích

Bước 5: Điền nội dung mà bạn muốn hiển thị trong chữ ký email dưới phần “Edit Signature”. Có thể thêm thông tin liên lạc, hình ảnh và đường dẫn tùy chọn. Ngoài ra bạn có thể tự do điều chỉnh màu sắc, căn lề, font chữ theo ý thích. Nhấp “Ok” để lưu.

Thêm các nội dung mà bạn muốn có trong chữ ký

Bước 6: Sau khi tạo chữ ký hoàn chỉnh, bạn chỉ cần vào lại mục “Signature”, chọn chữ ký vừa tạo để thêm chữ ký vào cuối mỗi email. 

Chọn một chữ ký chuyên nghiệp và thiết lập nó vào cuối mỗi email

Tạo chữ ký bằng Gmail

Gmail chắc hẳn là một công cụ gửi thư điện tử đã quá quen thuộc với người dùng. Tuy nhiên còn khá nhiều bạn vẫn chưa biết cách tạo chữ ký email bằng gmail như thế nào. Việc tạo chữ ký trên gmail thậm chí còn đơn giản hơn công cụ Outlook chỉ với 5 bước dưới đây:

Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản gmail của bạn, nhấn chọn “Settings (Cài đặt)” (ký hiệu hình răng cưa) bên góc phải màn hình. Chọn “Xem tất cả chế độ cài đặt”

Tìm kiếm phần tạo chữ ký trong “Tất cả chế độ cài đặt”

Bước 2: Kéo xuống phần “Cài đặt” để tìm kiếm mục “Chữ ký”. Chọn “Tạo mới”.

Tạo chữ ký email đơn giản với gmail

Bước 3: Đặt tên cho chữ ký theo ý thích rồi nhấn mục “Tạo”.

Đặt tên cho chữ ký mà bạn muốn tạo

Bước 4: Điền nội dung chữ ký mà bạn muốn thêm vào trong khung soạn thảo. Có thể điều chỉnh font, cỡ chữ, kiểu chữ, đường link và thêm hình ảnh (nếu muốn).

Nhập những thông tin cần thiết cho chữ ký của bạn

Bước 5: Sau khi hoàn tất nội dung chữ ký, kéo xuống và chọn “Lưu thay đổi” để hệ thống tự động thiết lập chữ ký vào cuối mỗi email mà bạn gửi đi.

Hoàn thành việc tạo chữ ký nhanh chóng

Bí quyết để tạo chữ ký email độc đáo và chuyên nghiệp nhất

Tạo chữ ký email không hề khó và bất kỳ ai cũng có thể tự thiết kế một chữ ký cho riêng mình. Tuy vậy, không phải ai cũng biết cách làm thế nào để tạo ra một chữ ký độc đáo, sáng tạo và gây được ấn tượng với người nhận. Sau đây là 4 “bí kíp” nhỏ giúp bạn có thể thiết kế một chữ ký như ý. 

Tối ưu nội dung một cách thông minh

Rất nhiều bạn mang nỗi lo “sợ thiếu” khi tạo chữ ký. Một chữ ký mang tính chuyên nghiệp sẽ chỉ cần các thông tin cơ bản, không nên đưa vào các thông tin dư thừa. Điều này sẽ khiến chữ ký của bạn trông lộn xộn, rối mắt và thiếu chuyên nghiệp.

Đính kèm đường dẫn tới tài khoản mạng xã hội 

Mạng xã hội là nơi chứa đựng bản sắc của cá nhân, tổ chức doanh nghiệp. Đây cũng là nơi cập nhật những thông tin nhanh chóng và chính xác nhất về chủ sở hữu. Bởi vậy, việc đưa vào chữ ký email các đường dẫn tới mạng xã hội sẽ giúp đối tác có thể tìm hiểu và kết nối với bạn dễ dàng hơn.

Hình ảnh sắc nét, phong thái chuyên nghiệp

Có thể nói, hình ảnh là phần giúp bạn dễ dàng thu hút sự chú ý của đối tác. Bức ảnh được sử dụng có thể là ảnh chân dung cá nhân hoặc ảnh logo đại diện cho thương hiệu. Ảnh trên chữ ký cần sắc nét, màu sắc không quá sặc sỡ, đủ hài hòa để mang tới sự chuyên nghiệp trong mắt người nhận.

Phối màu hài hòa, hợp lý

Sử dụng màu sắc như thế nào cũng là điều rất quan trọng khi tạo chữ ký. Để chữ ký email không quá “chợ” mà vẫn sáng tạo trong mắt khách hàng, bạn chỉ nên sử dụng từ 2-3 màu và kết hợp chúng sao cho phù hợp. Thông thường, các gam màu đơn sắc sẽ được ưu tiên trong trường hợp này. 

Màu sắc chỉ nên sử dụng tối giản từ 2 đến 3 gam màu

Tại sao nên có chữ ký email?

Nâng cao tính chuyên nghiệp 

Chữ ký đóng vai trò như một danh thiếp cho mỗi doanh nghiệp. Nó có thể đại diện cho một cá nhân, hay một tập thể lớn nhằm mở rộng và quảng bá thương hiệu một cách chuyên nghiệp tới người nhận thư. 

Bên cạnh đó, chữ ký cũng là cầu nối đưa chủ sở hữu tiếp cận những đối tượng và khách hàng khác nhau. Người nhận khi nhìn vào email sẽ đánh giá cao sự chỉn chu của người gửi, đồng thời tăng khả năng hợp tác lâu dài trong kinh doanh.

Cung cấp thông tin liên lạc tới người nhận

Chữ ký giúp bạn gói gọn các thông tin liên lạc cần thiết như: số điện thoại, địa chỉ, số fax, website hay các tài khoản mạng xã hội. Tất cả thông tin đã hiển thị trên chữ ký email sẽ giúp đối tác rút ngắn thời gian tìm kiếm để có thể tìm hiểu và liên lạc cho chủ sở hữu một cách nhanh chóng mà không bị gián đoạn.

Tăng độ nhận diện thương hiệu

Khi khách hàng đọc các thông tin trong chữ ký, họ có thể nhận ra ngay chức vụ, bộ phận hay tên công ty của bạn. Lúc này, chữ ký giống như một tấm quảng cáo nhỏ có khả năng tiếp cận ít nhất 1 lần với người nhận.

Càng nhiều người tiếp cận với email thì mức độ nhận diện thương hiệu của cá nhân hay tổ chức sở hữu sẽ càng tăng cao.

Tạo được ấn tượng với đối tác tiềm năng

Chữ ký email cũng góp phần không nhỏ trong việc thu hút các khách hàng tiềm năng. Ngoài hình ảnh và các đường dẫn mạng xã hội, bạn có thể thêm vào cuối mỗi chữ ký những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website. Điều đó sẽ giúp bạn có một điểm cộng lớn và trở nên nổi bật hơn trong mắt khách hàng. 

Hy vọng sau bài viết này, bạn đã hiểu rõ chữ ký email là gì và nắm được cách để tạo chữ ký ấn tượng. Sở hữu một chữ ký chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tăng khả năng tiếp cận và quảng bá được thương hiệu tới nhiều đối tác khác nhau. Vậy, bạn còn chần chờ gì mà không bắt tay vào tạo chữ ký cho riêng mình ngay bây giờ nào!