Nhiều bạn trẻ hiện nay luôn có suy nghĩ công việc văn phòng rất nhàn hạ và thoải mái, bất kỳ ai tốt nghiệp đại học ra cũng đều có thể làm nhân viên văn phòng. Liệu đó có phải sự thật? Hãy cùng đọc đến cuối bài viết sau đây để tìm hiểu xem nhân viên văn phòng là gì và làm văn phòng cần những gì nhé!

Nhân viên văn phòng là gì?

Nhân viên văn phòng là một vị trí không thể thiếu ở mỗi công ty hay doanh nghiệp. Họ là những người vận dụng kỹ năng máy tính thành thạo của mình để giải quyết tất cả những việc liên quan đến công việc hành chính của công ty. Những công việc hành chính này cụ thể như: lễ tân, quản lý tài sản chung của công ty, hỗ trợ các phòng ban khi chạy dự án, thanh toán các khoản chi phí của công ty,…

Có thể nói, công việc của một nhân viên văn phòng cũng không hề nhàn hạ vì họ phải hỗ trợ bất kỳ phòng ban nào khi có dự án hay bao quát tất cả tài sản và chi phí của công ty. 

Nhân viên văn phòng là người giải quyết các công việc hành chính của công ty

Làm văn phòng cần những gì?

Công việc của một nhân viên văn phòng là cần phải bao quát rất nhiều lĩnh vực. Do vậy, làm văn phòng cần phải có những yếu tố sau đây:

Về ngành học và bằng cấp

Hiện nay ở các trường đại học, có một số ngành học cũng có các môn học hỗ trợ hình thành các kỹ năng có ích cho công việc văn phòng như: 

• Quản trị văn phòng: Ngành học này được nhiều giảng viên đánh giá sẽ học được những kiến thức và kỹ năng phù hợp với công việc văn phòng nhất. Ngành này có liên quan đến việc giám sát và đánh giá. Ngành học này đào tạo những nghiệp vụ quan trọng mà dân văn phòng nào cũng có. 
• Quản trị nhân lực: Đây chính là ngành học liên quan trực tiếp tới việc quản lý nhân sự – một công việc dân văn phòng cũng phải làm. Con người là giá trị cốt lõi của một công ty, vì vậy khi học xong ngành này bạn sẽ có khả năng điều hành, quản lý và cách đánh giá một người để đào tạo nhân sự dễ dàng hơn. 
• Quản trị kinh doanh: Ngành này được mọi người trong giới văn phòng truyền tai nhau là ngành đào tạo các tổng quản lý của mỗi doanh nghiệp. Bởi vì ngành này được học những kiến thức rất rộng. Ngoài kiến thức quản trị cơ bản, người học ngành này còn được học về điều hành, quản trị marketing, nhân sự hay tài chính. Bởi vậy, sinh viên học ngành này thường có kiến thức rất rộng, đảm nhận được công việc ở nhiều vị trí khác nhau hoặc cũng có thể tự khởi nghiệp luôn. 
• Kế toán: Đây là một vị trí có yêu cầu chuyên môn cao. Khi làm công việc này, bạn cần chuẩn bị cho mình kiến thức để có thể nắm chắc thông tin tài chính của công ty. Bạn sẽ cần làm những đầu việc sau nếu là một nhân viên kế toán: tính toán các khoản thu – chi của công ty, quản lý quỹ của doanh nghiệp, phân bổ ngân sách,…

Một số ngành học cũng đào tạo các kỹ năng có ích cho công việc văn phòng

Về tính cách và kỹ năng

Về tính cách

Một nhân viên văn phòng ngoài có sự hiểu biết rộng thì còn cần những tính cách sau:

Vui vẻ, lạc quan

Bất kỳ một vị trí nào trong công ty cũng luôn cần thái độ vui vẻ, tích cực, đặc biệt là dân văn phòng. Khi nhận nhiệm vụ từ ban giám đốc giao xuống, bạn nên mỉm cười và luôn nghĩ rằng “mình sẽ làm tốt công việc được giao”. Đôi khi, năng lượng tích cực và vui vẻ cũng giúp thúc đẩy tinh thần của tất cả đồng nghiệp xung quanh. 

Hăng hái

Đây là một tính cách mà một nhân viên văn phòng nên có. Người có tính cách hăng hái thường có một bàn làm việc đa dạng các loại giấy tờ, hoá đơn,… Họ thích tham gia vào các cuộc họp để mở rộng thêm nhiều kiến thức. Người có tính cách này luôn giỏi trong việc đàm phán với khách hàng hay kết nối các đồng nghiệp trong công ty giúp mọi người gắn bó và thân thiết hơn. 

Thận trọng

Những nhân viên có tính cách này thường sở hữu một bàn làm việc khá lộn xộn, nhưng họ lại biết rõ vị trí của mỗi loại tài liệu. Họ cũng có thể trưng bày những bức ảnh phong cảnh đẹp, ảnh chụp chung với người thân, và các vật dụng cá nhân họ cảm thấy yêu thích ở vị trí nổi bật trên bàn làm việc. Người có tính cách thận trọng thích học hỏi theo nhóm, đặc biệt là những hoạt động xây dựng đội nhóm và họ không thường nói về những dự án khi mới được đưa ra ở mức ý tưởng.

Dấu hiệu để nhận biết một nhân viên văn phòng có tính cách thận trọng là nhân viên đó luôn muốn được trấn an và khích lệ khi được phân công một dự án mới toanh, không nằm trong khả năng của họ. Người có tính cách này thường nói năng chậm rãi, nhẹ nhàng và đôi lúc họ ngại đưa ra ý kiến riêng. Họ thường lắng nghe kỹ ý kiến của người khác trước khi nói và thích có những cuộc trao đổi nhỏ với người mà mình tin tưởng. 

Về kỹ năng

Ngoài những tính cách kể trên mà một người làm văn phòng cần có, thì sau đây hãy cùng tôi tìm hiểu về 7 kỹ năng quan trọng mà bạn nhất định không được bỏ qua nếu muốn làm tốt công việc văn phòng. 

Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng nhất đối với những người làm văn phòng. Hiện nay, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, tất cả công vụ của mọi công ty đều được xử lý và tổng hợp trên máy tính. Do đó, ngoài việc sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng cơ bản như Word, Excel, Powerpoint thì bạn cũng nên tìm tòi, học hỏi để nâng cao khả năng sử dụng các phần mềm khác trên máy tính. 

Thành thạo tin học giúp công việc của bạn trở nên thuận lợi, dễ dàng hơn. Ngoài ra, các phần mềm và công cụ hỗ trợ trên máy tính ngày càng được cải tiến, nếu sử dụng thành thạo chúng, bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian. 

Kỹ năng tin học văn phòng rất cần thiết đối với nhân viên văn phòng

Kỹ năng giao tiếp tốt

Kỹ năng giao tiếp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong bất kỳ công việc nào hiện nay, đặc biệt là công việc văn phòng. Nhân viên văn phòng thường xuyên phải giao tiếp mặt đối mặt với khách hàng nên việc bạn có kỹ năng giao tiếp tốt ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả công việc của công ty. 

Kỹ năng giao tiếp tốt là bạn cần chú ý dẫn dắt vấn đề một cách ngắn gọn, súc tích, đúng trọng tâm mà không cần phải nói dông dài khiến cho cuộc nói chuyện trở nên nhàm chán. Không nên sử dụng những từ ngữ quá khó hiểu, mang tính ẩn ý khi nói chuyện với khách hàng. 

Kỹ năng giao tiếp không phải tự nhiên mà có, mà phải luyện tập từng ngày. Giao tiếp không chỉ bằng lời nói mà còn thể hiện qua cả ánh mắt, cử chỉ cơ thể. So với nhân viên không có kỹ năng giao tiếp tốt, một nhân viên văn phòng có khả năng giao tiếp tốt sẽ nhận được nhiều cơ hội trong công việc và được giao cho nhiều công việc quan trọng. 

Kỹ năng giao tiếp rất cần thiết với công việc văn phòng hiện nay

Kỹ năng làm việc nhóm hiệu quả

“Muốn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì đi cùng nhau”. Một công ty muốn phát triển lâu dài thì kỹ năng làm việc nhóm của mỗi thành viên phải cực kỳ hiệu quả. Đối với một nhân viên văn phòng thì kỹ năng làm việc nhóm trở nên thực sự cần thiết. Một người làm việc nhóm tốt sẽ kết nối được các phòng ban trong công ty tốt giúp cho công ty trở thành một thể thống nhất, từ đó công ty sẽ phát triển lớn mạnh hơn. 

Một công ty rất cần những nhân viên có kỹ năng làm việc nhóm tốt

Kỹ năng tổ chức, sắp xếp công việc

Trong suốt quá trình làm việc, chắc hẳn sẽ có những lúc công việc dồn dập, deadline liên tục, vì vậy kỹ năng sắp xếp công việc hợp lý là vô cùng cần thiết với mỗi người làm việc văn phòng. Bạn nên biết cách sắp xếp công việc một cách khoa học, công việc được giao cần phải làm ngay, việc nào làm trước việc nào làm sau cũng cần phải sắp xếp hợp lý. 

Một nhân viên văn phòng có kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc tốt hay không thì chỉ cần nhìn vào việc người đó sắp xếp bàn làm việc là đã có thể đánh giá được. Kỹ năng này cần được bắt đầu trau dồi từ những công việc nhỏ nhất như sắp xếp công việc trong ngày hay đơn giản như sắp xếp bàn làm việc. 

Một nhân viên văn phòng cần biết cách sắp xếp công việc khoa học

Kỹ năng giải quyết vấn đề nhanh nhạy

Công việc không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ, chắc chắn sẽ có lúc xảy ra những tình huống trục trặc bất ngờ mà bạn không thể lường trước được. Lúc này, kỹ năng giải quyết vấn đề của bạn cần phải được phát huy một cách khéo léo và khoa học để không làm ảnh hưởng đến tiến độ công việc. 

Một nhân viên văn phòng được đánh giá cao là một nhân viên luôn dự phòng được các tình huống có thể phát sinh và giải quyết chúng một cách hoàn hảo nhất trong khả năng của mình. Kỹ năng này dần dần sẽ được trau dồi dựa vào kinh nghiệm và sự nhạy bén của bạn. 

Kỹ năng sáng tạo ý tưởng trong công việc

Kỹ năng sáng tạo không hoàn toàn hình thành trong quá trình làm việc, nó dựa vào sức sáng tạo và trí tưởng tượng phong phú của chính bạn. Cùng là một công việc, nếu lần nào bạn cũng giải quyết giống nhau cũng chỉ cho ra thành quả tốt như lần đầu nhưng sẽ không tránh khỏi sự nhàm chán. Thay vào đó, hãy thử vận dụng khả năng sáng tạo của mình để giải quyết vấn đề, kết quả đạt được có thể sẽ khiến chính bạn cảm thấy bất ngờ. 

Kỹ năng này ngoài việc trau dồi từng ngày còn phải liên tục suy nghĩ thay đổi những cách giải quyết công việc khác nhau để cho ra những thành quả khác nhau. Ngoài ra, bạn nên tham khảo lối suy nghĩ của những người xung quanh, đó cũng là cách phát huy óc sáng tạo của mình rất tốt. 

Sáng tạo trong công việc bạn có thể sẽ tạo ra những thành quả bất ngờ

Kỹ năng ra quyết định và chịu trách nhiệm

Dù làm việc độc lập hay theo một đội nhóm thì kỹ năng ra quyết định cũng vô cùng quan trọng với mỗi nhân viên văn phòng. Đôi khi, bạn cần xem xét xem việc này có thực sự cần thiết hay không, việc nào quan trọng nên làm trước hay việc này có cần sự giúp đỡ từ người khác hay không. Nhà tuyển dụng luôn chú trọng kỹ năng này với mỗi ứng viên trong quá trình phỏng vấn. 

Đi kèm với kỹ năng ra quyết định thì tinh thần chịu trách nhiệm cũng luôn được đề cao. Mỗi lần ra quyết định, bạn cũng cần chú ý trách nhiệm đi kèm để cố gắng làm tròn nghĩa vụ được giao theo đúng chức trách của mình. 

Cũng như nhiều công việc khác, việc văn phòng chưa bao giờ là dễ dàng và thoải mái như bạn tưởng. Làm văn phòng cần những gì và những kỹ năng mà một nhân viên văn phòng nên có đã được chúng tôi tổng hợp qua bài viết trên. Hy vọng bạn sẽ vận dụng tốt những kiến thức này để đạt được hiệu quả cao nhất trong công việc.