Admin là làm gì? Bật mí những điều cần biết về vị trí admin

Với sự phát triển mạnh mẽ của mạng xã hội, rất dễ bắt gặp cụm từ admin- quản trị viên. Hơn thế nữa, nhân viên admin cũng là một trong những vị trí được các công ty, doanh nghiệp, tổ chức săn đón rất nhiều. Vậy admin là gì? Admin là làm gì? Bài viết bên dưới sẽ giúp bạn trả lời và cung cấp nhiều điều cần biết nếu bạn muốn trở thành một nhân viên admin.

Admin một ngành hot hiện nay

Admin là gì? Công việc chính của admin là làm gì?

Admin là từ viết tắt của administration, dịch là những hoạt động liên quan đến quản trị, điều hành. 

Admin là làm gì? Nhân viên admin là những người quản trị và điều hành từ nhận sự đến công việc tại một phòng ban hay cơ quan. Vị trí này sẽ nắm trong tay một số quyền hạn đối với các thành viên trong công ty. Mỗi công ty, hay tổ chức lại có quy định riêng về vị trí admin là làm gì, và có 5 vị trí phổ biến:

• Admin văn phòng
• Sales admin
• Admin Facebook
• Admin website
• Admin diễn đàn

Tùy vào từng vị trí cụ thể mà công việc chi tiết của nhân viên admin sẽ khác nhau. Cùng theo dõi phần bên dưới để hiểu rõ hơn admin là làm gì ở từng vị trí được giao.

Vị trí công việc phổ biến của admin

Admin văn phòng

Admin văn phòng thực hiện các công việc hành chính của công ty

Admin văn phòng là người quản trị và điều phối các hoạt động hành chính trong doanh nghiệp hay tổ chức, thuộc bộ phận hành chính- nhân sự của công ty.  

Nhân viên admin văn phòng có nhiệm vụ chính:

• Xây dựng nội quy, quy định và cập nhật đầy đủ cho nhân viên 
• Giám sát, theo dõi việc chấp hành nội quy ở các phòng ban trong công ty
• Lên kế hoạch và tổ chức các cuộc họp, sự kiện nội bộ
• Phụ trách soạn thảo và lưu trữ các hợp đồng, tài liệu, thủ tục, biểu mẫu hành chính

• Lưu trữ và bảo quản hồ sơ nhân viên, hồ sơ khách hàng và đối tác của doanh nghiệp
• Quản lý cơ sở dữ liệu nội bộ của công ty
• Tiếp nhận và xử lý các cuộc gọi, thư từ, bưu phẩm chung của công ty
• Mua và điều phối văn phòng phẩm

Từ đây hiểu được admin là làm gì tại văn phòng, một vị trí công việc phải chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ các hoạt động liên quan đến hành chính của một doanh nghiệp hoặc tổ chức và đảm bảo tính vận hành của công việc được thông suốt.

Sales Admin

Sales admin là làm gì? Sales admin thực chất có nhiệm vụ tương tự như admin văn phòng, chịu trách nhiệm quản trị và điều hành hoạt động, nhưng khác ở tính chất công việc liên quan đến kinh doanh, vị trí này thuộc bộ phận kinh doanh. Cụ thể hơn, sales admin là vị trí trợ lý hay thư ký cho phòng kinh doanh và đảm nhiệm nhiều chức năng nhiệm vụ quan trọng:

• Tiếp nhận và xử lý thông tin, tình trạng đơn hàng cũng như ý kiến đóng góp của khách. Cập nhật về giá, chiết khấu và số lượng của đơn hàng
• Nhập và lưu trữ dữ liệu đơn hàng trên hệ thống. Tổng hợp để lập báo cáo định kỳ
• Quản lý tất cả thông tin và hồ sơ liên quan đến khách hàng. Đưa ra các chính sách và chương trình tri ân khách hàng
• Theo dõi và thúc đẩy tỷ lệ hoàn thành chỉ tiêu doanh số của nhân viên kinh doanh
• Tham gia vào việc soạn thảo các tài liệu, báo cáo của bộ phận kinh doanh
• Hỗ trợ công việc bán hàng: gửi báo giá và cung cấp, giải đáp thông tin cho khách hàng.

Sales admin là trợ lý, thư ký kinh doanh

Như vậy, sales admin không những đóng vai trò điều phối các đầu công việc hành chính của phòng kinh doanh, mà còn hỗ trợ thúc đẩy doanh số, giúp giảm tải gánh nặng công việc cho các nhân viên kinh doanh.

Ắt hẳn đọc đến đây, bạn đã hiểu hơn về vị trí nhân viên sales admin là làm gì, để xác định có phải công việc bạn thích và có thể đảm nhiệm.

Admin Facebook

Khác với hai vị trí sales admin và admin văn phòng, admin facebook không liên quan đến công việc hành chính. Admin facebook là người hoặc nhóm tạo ra và có toàn bộ các quyền đối với group, fanpage.

Fanpage và group được tạo ra nhằm thu hút lượng tiếp cận, tương tác của nhiều đối tượng khách hàng. Quản trị viên có quyền hạng tối cao nhất để quản lý nội dung đăng tải, quản lý thành viên. 

Thông thường vị trí này thuộc phòng Marketing, để đảm bảo độ viral của thương hiệu. Bên cạnh đó, admin facebook cần đảm nhiệm xây dựng kế hoạch content cũng như các chiến dịch truyền thông của công ty. 

Admin Website

Tại Website, Admin là làm gì? 

Tương tự với quản lý Facebook, admin website sẽ có khu vực làm việc riêng trên trang web. Quản trị viên website cũng đảm nhận các nhiệm vụ quan trọng:

• Xây dựng nội dung và hình ảnh trên website, hỗ trợ mảng marketing
• Quản lý và điều phối các đơn hàng trên hệ thống web
• Vận hành trang web nhằm tăng lượt tương tác và tạo dựng thương hiệu

Hiểu được cụ thể admin là làm gì ở website và facebook, sẽ thấy điểm khác nhau của hai vị trí công việc này. Admin facebook cần đảm bảo việc tương tác với thành viên, và thường xuyên cập nhật theo xu hướng. Điều này không cần thiết đối với quản trị website.

Admin diễn đàn

Diễn đàn, blog, forum là nơi mọi người cùng nhau tham gia, trao đổi về một hoặc nhiều chủ đề quan tâm. Admin diễn đàn sẽ là người quản lý và có quyền hạn quyết định trên diễn đàn. Cụ thể, admin sẽ kiểm duyệt nội dung mà các thành viên đăng tải.

Ngoài ra, quản trị viên cần thường xuyên tương tác, hỗ trợ các thành viên. Các hoạt động giao lưu, sự kiện cũng được lên kế hoạch tổ chức nhằm tăng tương tác và thu hút thành viên. 

Tóm lại admin là làm gì ở diễn đàn, họ chịu trách nhiệm xây dựng và duy trì cộng đồng nhằm những mục đích kinh theo yêu cầu của doanh nghiệp hoặc tổ chức.

Kỹ năng nghề nghiệp cần thiết cho admin

Mỗi vị trí admin đều có những nhiệm vụ và yêu cầu riêng.Tuy nhiên, điểm chung admin là vị trí có chức năng điều phối và quản lý, là một trong những vị trí không thể thiếu của một doanh nghiệp hay tổ chức. Vậy những kỹ năng, yêu cầu tối thiểu cho nhân viên Admin là gì? Hãy cùng tìm hiểu các yêu cầu tối thiểu dưới đây:

• Bảo mật thông tin: dù với vị trí hình thức nào thì admin cũng nắm giữ khối lượng lớn thông tin bảo mật của công ty như tệp khách hàng, chiến lược marketing, thông tin sản phẩm mới… Vì vậy kỹ năng bảo mật thông tin, đặc biệt là thông tin lưu trữ trên máy tính là cực kỳ quan trọng, tránh rò rỉ với đối thủ cạnh tranh của doanh nghiệp.
• Kỹ năng quản lý, phân công: đây là nhiệm vụ hàng đầu của admin. Quản lý và điều phối phân công công việc tốt sẽ giúp công việc được vận hành một cách trơn tru, không trì trệ. Vị trí admin đảm bảo được vấn đề này sẽ giúp doanh nghiệp, tổ chức hoạt động hiệu quả và khoa học.
• Kỹ năng giao tiếp: nhân viên admin tiếp xúc và trao đổi thông tin với hầu hết các phòng ban cũng như đôi khi đảm bảo luôn việc tư vấn, tiếp nhận các phản hồi với khách hàng, Vậy khả năng giao tiếp tốt sẽ giúp nhân viên quản trị hoàn thành tốt công việc của mình.
• Nhạy bén và nhanh nhẹn: dù là quản trị facebook, website, diễn đàn hay tại văn phòng, admin là làm gì đi chăng nữa,thì mức độ nhạy bén và nhanh cũng giúp khối lượng công việc được xử lý hiệu quả hơn. Vị trí admin đóng vai trò điều phối công việc, vì vậy sự nhanh nhạy giúp phân bổ công việc đúng người đúng thời điểm.

Mức lương của nhân viên admin

Thực tế, nhân viên admin luôn là vị trí đang được tìm kiếm khá nhiều bởi các công ty dù lớn hay nhỏ. Điều này cho thấy cơ hội làm nhân viên Admin là một cánh cửa nghề nghiệp rộng mở. 

Cùng với tầm quan trọng của vị trí công việc này, mức lương cơ bản sẽ dao động từ 5 đến 15 triệu đồng/ tháng tùy theo công việc cụ thể vị trí admin là làm gì, quy mô doanh nghiệp và kinh nghiệm của ứng viên. Hơn thế nữa, nhiều khoản phụ cấp khác cũng được hỗ trợ cho các mức hoàn thành chỉ tiêu công việc được đề ra.

Nếu bạn đang quan tâm đến vị trí admin, mong rằng bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ admin là làm gì và các kỹ năng cần thiết, từ đây chọn cho mình một vị trí công việc phù hợp sắp tới.