Tiết lộ sự thật công việc của hành chính nhân sự

Dù không tạo ra doanh thu nhưng những người làm hành chính nhân sự lại giữ vị trí khá quan trọng, hầu như công ty nào cũng cần bộ phận này. Vậy công việc của hành chính nhân sự trong doanh nghiệp là làm gì? Bạn sẽ tìm được câu trả lời trong bài viết dưới đây. 

Giới thiệu về công việc của hành chính nhân sự 

Hành chính nhân sự là bộ phận chịu trách nhiệm 2 mảng chính bao gồm hành chính và nhân sự. Một là xử lý các công việc liên quan đến hành chính, hai là đảm nhiệm lĩnh vực liên quan đến tuyển dụng và chăm sóc nhân viên. 

Công việc của hành chính nhân sự là góp phần điều phối các hoạt động để tạo nên môi trường làm việc thoải mái và tốt nhất cho nhân viên, giúp gắn kết mọi người trong công ty cũng như giúp nhân viên gắn bó với công ty lâu dài hơn.

 

Hành chính nhân sự là bộ phận cần thiết cho doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn

Công việc của hành chính nhân sự bắt đầu từ việc quản lý các hoạt động nội bộ trong công ty như các sự kiện kỷ niệm, theo dõi đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên để hoàn thiện bảng tiền lương, đảm bảo các lợi ích như nhân viên như bảo hiểm, nghỉ phép và rất nhiều công việc khác, thường chia thành các vị trí rõ ràng:

Bộ phận tuyển dụng: đây là bộ phận chiêu mộ nhân tài cho doanh nghiệp. Họ là người đăng tải tin tuyển dụng và trực tiếp tham gia vào quá trình phỏng vấn nên cần nắm rõ yêu cầu của từng phòng ban để tìm được ứng viên phù hợp nhất.

Bộ phận lương thưởng và phúc lợi (Compensation and Benefit hay C&B): có nhiệm vụ xây dựng, duy trì và phát triển chính sách lương thưởng cho cán bộ nhân viên toàn công ty, đảm bảo cân đối quyền lợi của nhân viên phù hợp với quy định lao động hiện hành vì vậy nhân C&B thường yêu cầu phải am hiểu luật Lao động.

Bộ phận hành chính: sẽ quản lý giấy tờ, sổ sách, thư từ, trang thiết bị và tài sản của công ty, là gương mặt đại diện tiếp đón khách hàng và phụ trách mảng đời sống cho nhân viên như cung cấp văn phòng phẩm, thông báo các quyết định quan trọng trong công ty,…

Bộ phận đào tạo và phát triển: kết hợp với bộ phận tuyển dụng để đào tạo và phát triển nhân viên, giúp nhân viên có cơ hội phát triển bản thân và thăng tiến trong công việc.

Công việc của hành chính nhân sự là “chăm lo” cho nhân viên công ty

Công việc của hành chính nhân sự hàng ngày là gì?

Để bắt đầu và theo đuổi ngành này lâu năm, việc đầu tiên là bắt đầu với vị trí nhân viên hành chính nhân sự, theo thời gian với kiến thức và kinh nghiệm để thăng tiến lên vị trí cấp cao hơn như quản lý nhân sự hay chuyên gia nhân sự.

Sau đây là mô tả công việc của hành chính nhân sự hàng ngày:

Quản lý các hồ sơ, sổ sách

  • Tiếp nhận thư từ, công văn, giấy tờ được gửi đến doanh nghiệp và lưu trữ vào kho dữ liệu, giải quyết các văn bản trong quyền hạn của mình 
  • Theo dõi và thúc đẩy các hoạt động duy trì văn hóa nội bộ doanh nghiệp như tổ chức sinh nhật cho nhân viên, thăm hỏi nhân viên khi đau ốm,…
  • Lưu giữ hồ sơ nhân sự là hợp đồng lao động được ký kết giữa doanh nghiệp và nhân viên.

Quản lý thiết bị, tài sản chung cho doanh nghiệp

  • Quản lý và bàn giao máy móc thiết bị thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp cho các bộ phận liên quan
  • Theo dõi lịch bảo trì, đổi mới thiết bị cho doanh nghiệp trong trường hợp thiết bị hỏng cần sửa chữa, hoặc cần đổi cũ mua mới, công việc của hành chính nhân sự sẽ là lên đề xuất với ban giám đốc doanh nghiệp về nhu cầu thiết bị cần mua mới.
  • Thực hiện kiểm kê, mua sắm văn phòng phẩm hàng tháng theo nhu cầu của nhân sự các phòng ban.

Hành chính nhân sự có trách nhiệm quản lý nguồn tài nguyên cho doanh nghiệp

Xử lý bảng lương

Tại một số doanh nghiệp vừa và nhỏ, công việc của hành chính nhân sự sẽ là hỗ trợ bộ phận kế toán xử lý bảng lương như: quản lý và theo dõi bảng chấm công của nhân viên, tạo danh sách lương và thưởng hàng tháng cùng với thực hiện thanh toán lương đúng hạn cho nhân sự.

Đảm nhận nhiệm vụ lễ tân

Công việc của hành chính nhân sự ở một số công ty sẽ bao gồm cả nhiệm vụ lễ tân, bao gồm: 

  • Tiếp đón đối tác, khách hàng tới thăm doanh nghiệp
  • Tiếp nhận cuộc gọi chung đến công ty và kết nối với bộ phận liên quan
  • Hỗ trợ truyền thông, sự kiện nội bộ công ty như tổ chức kỷ niệm thành lập công ty,…
  • Sắp xếp phương tiện di chuyển cho cán bộ nhân viên khi cần

Để trở thành một người làm hành chính nhân sự bạn cần có:

Kỹ năng giao tiếp, đàm phán

Bộ phận hành chính nhân sự làm việc trực tiếp với con người, vì vậy có kỹ năng giao tiếp, đàm phán tốt là rất quan trọng. 

Việc bất đồng quan điểm, mâu thuẫn trong công việc là điều không thể tránh khỏi, đặc biệt công việc của hành chính nhân sự là giao tiếp với nhân viên toàn công ty mỗi ngày thì đôi khi vẫn xảy ra những tình huống khó xử. Khi đó, bạn cần hạ bớt cái tôi của bản thân xuống, giao tiếp khôn khéo, cư xử phù hợp để giải quyết vấn đề, đồng thời cũng giúp bạn ghi điểm cộng trên con đường thăng tiến sự nghiệp.

Kỹ năng giao tiếp đàm phán cần thiết cho bất kì vị trí công việc nào

Kỹ năng quản lý, phân bổ nguồn lực

Bộ phận hành chính nhân sự đảm nhận nhiệm vụ tổ chức các hoạt động nội bộ cho công ty như thuyết trình, hoạt động giải trí, liên hoan,… do đó kỹ năng quản lý phân bổ nguồn lực rất cần thiết. Ngoài ra, việc kiểm soát giấy tờ, sổ sách cũng là công việc của hành chính nhân sự nên kỹ năng bao quát quản lý tốt cũng cần có để hoàn thành công việc được giao.

Ngoài ra tỉ mỉ và chú ý đến chi tiết, cũng giúp bạn luôn cẩn thận hơn trong công việc sổ sách, đặc biệt là khi làm bảng lương/ thưởng – vấn đề nhạy cảm trong doanh nghiệp.

Kỹ năng tin học máy tính

Công việc của hành chính nhân sự thường quản lý số liệu, giám sát tiến độ công việc các phòng ban và cần sử dụng nhiều đến máy tính và Internet. Chính vì vậy, thông thạo kỹ năng tin học văn phòng là điều kiện bắt buộc phải có để nhân viên hành chính nhân sự hoàn thành công việc một cách tốt nhất. Ví dụ: làm bảng lương, thưởng cho nhân viên thường sử dụng phần mềm Excel, bạn cần biết cách sử dụng các hàm tính toán hợp lí, tranh sai xót, ảnh hưởng quyền lợi của nhân viên khác.

Cơ hội nghề nghiệp trong ngành hành chính nhân sự tại Việt Nam 

Ngành hành chính nhân sự mở ra rất nhiều vị trí cùng với mức lương cao, thu hút rất nhiều bạn trẻ. Thông thường, một nhân viên hành chính nhân sự mới ra trường làm việc toàn thời gian sẽ có mức lương từ 7-9 triệu. Theo thời gian tùy vào kinh nghiệm và khả năng, mức lương sẽ tăng dần theo. Đối với vị trí trưởng phòng hành chính nhân sự, mức lương sẽ dao động 20 – 25 triệu đồng một tháng.

Hành chính nhân sự là vị trí mà bất kì doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng cần, do vậy nhân lực cho vị trí này trên thị trường lao động luôn cần. Một số vị trí tuyển dụng cho bộ phận hành chính nhân sự bạn có thể hay gặp như: nhân viên tuyển dụng, chuyên viên C&B, nhân viên hành chính nhân sự, headhunter (chuyên tuyển dụng các vị trí yêu cầu cao cho doanh nghiệp),… Các tin tuyển dụng thường được đăng tuyển trên website doanh nghiệp hoặc các trang tuyển dụng uy tín như Vietnamworks, LinkedIn, CareerBuilder,… 

Hi vọng qua bài viết trên, các bạn đã có những thông tin hữu ích về công việc của hành chính nhân sự, để không bỏ lỡ cơ hội trở thành một chuyên gia trong ngành này. Chúc bạn sẽ có quyết định đúng đắn để lựa chọn công việc phù hợp với bản thân mình.

0 0 đánh giá
Đánh giá bài viết
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x