Workshop là gì? 6 quy tắc để có buổi workshop hoàn hảo
Mục lục
Ai cũng sẽ dễ dàng nghe qua việc “tham gia workshop” hay “buổi hội thảo workshop” nhưng chưa thực sự hiểu Workshop là gì? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn tóm tắt cho bạn hiểu rõ nhất định nghĩa của một buổi workshop.
1. Workshop là gì?
Trên thực tế, bạn sẽ không ít lần nghe qua “tham gia workshop”, “buổi hội thảo workshop”. Vậy thì workshop là gì? Ở Việt Nam, workshop được định nghĩa là buổi gặp mặt để chia sẻ kinh nghiệm, kiến thức và được các chuyên gia đến để cùng nói về một chủ đề.
Mỗi một buổi workshop sẽ có thời lượng khác nhau tùy theo quy mô của chương trình, những người tham gia sẽ là những người có một mối quan tâm về một ngành nghề, lĩnh vực.
2. Lợi ích của việc tổ chức workshop
Định hướng mục tiêu và hành động cho bản thân
Một buổi workshop cung cấp cho bạn tự chủ động tham gia để tìm hiểu chủ đề, lĩnh vực mà mình quan tâm. Bằng việc nghe và hiểu, bạn sẽ dễ dàng trong việc xác định hướng đi đúng, lập ra kế hoạch đúng để đi tới thành công.
Tiếp thu kiến thức mới
Những người hướng dẫn thường có chuyên môn cao hoặc là chuyên gia trong lĩnh vực đó sẽ là người đứng ra tổ chức hoặc được mời tới để chia sẻ kinh nghiệm bản thân. Những người tham gia dễ dàng tổng hợp, nắm bắt thông tin, cập nhật xu hướng mới nhất hiện nay từ đó tạo ra giá trị cho bản thân.
Thực hành và áp dụng kiến thức ngay lập tức
Một lợi ích quan trọng của workshop là người tham dự dễ dàng áp dụng vào thực tế ngay sau khi tiếp nhận kiến thức, có thể tự tay làm, thực hành ngay tại thời điểm đó. Điều này càng giúp họ tự tin, nhớ lâu chỉ trong thời gian ngắn.
Cơ hội cho các nhà Marketer quảng bá thương hiệu
Thay vì chi quá nhiều tiền để quảng cáo truyền thông, các nhà Marketer có thể lựa chọn hình thức mới bằng việc tổ chức một buổi workshop mà vẫn mang lại hiệu quả. Các hình thức workshop này tập trung tìm hiểu khách hàng, trải nghiệm, quảng bá sản phẩm. Điều này giúp cho doanh nghiệp dần dần tiếp cận với người tiêu dùng dễ dàng hơn, nâng cao chất lượng sản phẩm và giải đáp thắc mắc trực tiếp.
Mở rộng mối quan hệ
Workshop còn là nơi gia tăng mối quan hệ với những người có chung mục tiêu muốn cùng muốn tìm hiểu một vấn đề từ đó giúp đỡ nhau. Điều này sẽ rất hữu ích với những người làm marketing, kinh doanh, tuyển dụng,…
3. Những hình thức tổ chức workshop phổ biến hiện nay
Sau khi đã tìm hiểu Workshop là gì, những lợi ích mà workshop mang lại thì còn một điều quan trọng ta cần tìm hiểu đó là có bao nhiêu hình thức tổ chức workshop. Hiện nay, có ba loại hình thức tổ chức workshop phổ biến nhất:
Workshop với mục đích chia sẻ kiến thức
Đây là hình thức tổ chức workshop thường được các doanh nghiệp ưu tiên lựa chọn. Thông qua buổi workshop, chuyên gia và khách mời đã trải qua lĩnh vực tương ứng sẽ đến và cung cấp thông tin dựa trên những gì họ trải qua.
Những người này sẽ giới thiệu cho bạn về công cụ, chiến lược, phương pháp, đồng thời cũng sẽ trả lời câu hỏi của người tham gia.
Buổi workshop có thể được tổ chức online hoặc offline, tạo điều kiện thuận lợi cho những người tham dự linh hoạt, thuận tiện trong việc sắp xếp thời gian mà vẫn tiếp nhận đủ kiến thức. Thời lượng cho buổi workshop từ 2 đến 5 tiếng, tùy thuộc vào quy mô và nội dung được chia sẻ.
Workshop thiên về thực hành
Workshop thực hành thường liên quan đến các chủ đề như nấu ăn, làm gốm, cắm hoa, vẽ tranh,…Khi tham gia bạn sẽ nghe người hướng dẫn trong khoảng thời gian đầu, sau đó bắt đầu thực hành và áp dụng kiến thức vừa nghe để tạo ra sản phẩm. Các dụng cụ cần thiết trong quá trình làm sẽ luôn được chuẩn bị sẵn. Trong quá trình làm, bạn có thể gặp khó khăn hoặc một số vấn đề, lúc này người hướng dẫn sẽ trực tiếp có mặt và chỉ dẫn nhằm đảm bảo hiệu quả.
Quy mô của buổi workshop này thường không lớn, chỉ vài chục người để đảm bảo hiệu quả của người tham gia. Thời gian cũng sẽ dao động trong vòng 2 đến 5 tiếng tùy theo sản phẩm cụ thể.
Workshop với mục đích Marketing
Workshop này chủ yếu để truyền tải kiến thức, quảng bá lợi ích, công dụng sản phẩm. Ngoài ra, mục tiêu của workshop là chia sẻ quy trình sản xuất, thành phần của sản phẩm và nâng cao nhận thức của khách hàng.
Diễn giả sẽ thường là khách mời có kiến thức trong ngành hoặc chủ doanh nghiệp sáng tạo ra sản phẩm.
Quy mô của workshop này cũng lớn hơn tầm vài trăm người, có thể quy tụ 1 hoặc nhiều nhãn hàng khác nhau. Ban tổ chức còn có các hoạt động dùng thử sản phẩm trực tiếp, giúp người tham gia cảm nhận rõ ràng nhất, hoặc sẽ tặng sản phẩm của mình để họ mang về dùng thử.
Những doanh nghiệp khuyến khích người tham dự nêu lên suy nghĩ, cảm nhận sau khi dùng thử sản phẩm, nhằm nắm bắt tâm lý khách hàng cũng như tổng hợp suy nghĩ về sản phẩm của người xung quanh về sản phẩm.
4. Quy trình để tổ chức buổi workshop chuyên nghiệp
Bước 1: Xác định chủ đề
Để dễ dàng tìm kiếm chủ đề, hãy tham khảo vào những câu hỏi dưới đây:
- Mục tiêu: Buổi workshop này tạo ra nhằm mục đích gì? Bạn muốn người tham dự hiểu rõ về sản phẩm, vấn đề hay muốn họ áp dụng kiến thức vào thực hành?
- Đối tượng: Diễn giả tham dự sẽ là ai? Bạn muốn hướng tới khách hàng như thế nào?
- Thị trường: Hiện nay, chủ đề nào đang là xu hướng được nhiều người quan tâm?
- Cạnh tranh: Buổi workshop của bạn sẽ có điểm gì nổi trội hơn những buổi workshop có cùng chủ đề? Làm sao để workshop của bạn được nhiều người biết đến?
Bước 2: Xác định ngân sách
Bạn sẽ phải xác định chi tiết để chuẩn bị, dự trù đủ kinh phí. Các khoản chi tiêu cho buổi workshop thường bao gồm:
- Tiền thuê địa điểm, thiết bị, vật tư
- Tiền mời các chuyên gia, diễn giả
- Tiền quảng cáo, tiếp thị cho workshop
- Tiền chuẩn bị đồ ăn, uống, quà tặng cho diễn giả và người tham dự
- Chi phí quản lý dự án và tổ chức
- Chi phí in ấn tờ rơi, quảng cáo, vé mời,…
- Chi phí thuê người điều hành, quản lý sự kiện
- Phí vận chuyển hàng hóa hoặc phí đi lại cho diễn giả
Bước 3: Lập kế hoạch cụ thể cho buổi workshop
- Xác định địa điểm và đối tượng tham gia
- Chọn ngày, giờ và thời lượng phù hợp
- Đảm bảo trang thiết bị cần thiết và kết nối Internet
- Lên nội dung từng phần, thông tin, báo cáo trong buổi workshop
- Diễn giả, chuyên gia cần là người có tiếng trong lĩnh vực đó và đủ kiến thức để chia sẻ
Bước 4: Quảng cáo cho buổi workshop
Ban tổ chức cần thực hiện nhiều cách khác nhau để thu hút, lôi cuốn đủ số lượng người tham dự
Muốn một buổi workshop nhiều người biết đến bạn có thể dùng những cách sau:
- Xây dựng chủ đề hay, hấp dẫn
- Sử dụng kênh truyền thông xã hội như: Facebook, Instagram, Tiktok,… và truyền tải thông tin về buổi workshop.
- Tạo một website hoặc landing page thu hút mọi người
- Hợp tác với các KOL, KOC và nhờ họ quảng bá buổi workshop
- Gửi email thông báo tới mọi người như khách hàng, đối tác, bạn bè,…
- Tham gia các diễn đàn về lĩnh vực và đăng tải thông tin workshop, cùng bình luận tích cực và thảo luận để nhận nhiều sự quan tâm nhất.
Bước 5: Tổ chức buổi workshop
- Đầu tiên, bạn cần đón tiếp khách mời và ổn định chỗ ngồi cho họ hoặc nếu đó là buổi workshop thực hành quy mô nhỏ thì bạn cần giám sát người tham giạ để giúp đỡ họ khi cần.
- Sau đó, chuyên gia bắt đầu dẫn dắt, thu hút mọi người vào chủ đề mình. Tất cả các buổi workshop đều cần có không khí vui nhộn, trao đổi sôi nổi và chia sẻ kiến thức.
- Bạn cần cố gắng kiểm soát buổi workshop để không xảy ra vấn đề ngoài lề, cần sẵn sàng trong mọi tình huống và không bị bối rối.
Bước 6: Đánh giá kết quả buổi workshop và rút kinh nghiệm
Sau khi kết thúc buổi workshop, ban tổ chức phải đánh giá hiệu quả và nỗ lực cải thiện
Cần đánh giá các yếu tố sau:
- Ưu điểm, khuyết điểm đã làm được
- Bài học rút ra để cải thiện cho những lần sau
- Nhận các đánh giá từ những người tham gia và sửa chữa
- Tổng hợp lại thông tin để gửi lên tới những người cần sau buổi workshop
5. 6 quy tắc để có buổi workshop hoàn hảo
- Quảng bá rộng rãi trên các trang mạng xã hội để được nhiều người biết đến
- Tên chủ đề phải hấp dẫn, đúng xu hướng
- Tài liệu chia sẻ phải hữu ích, xác minh đúng chuẩn, cập nhật mới nhất
- Tập trung vào trọng tâm, tránh lan man, dài dòng gây nhàm chán
- Các nhân viên cần phải hỗ trợ nhiệt tình, xử lý tình huống nhanh nhẹn
- Tôn trọng ý kiến của tất cả mọi người, không có những hành động tiêu cực, đả kích
Việc tạo ra buổi workshop hoàn hảo thật sự không dễ dàng, bạn cần lưu ý những quy tắc trên để nhận được những phản hồi tích cực nhất. Hãy luôn đảm bảo việc tổ chức được diễn ra chuyên nghiệp, mang lại kiến thức đúng, chuẩn xác và luôn được cập nhật.
>> Có thể bạn quan tâm: Sinh viên làm gì để kiếm tiền? Gợi ý 10 công việc đơn giản và dễ làm
Sự cống hiến và nỗ lực của bạn cho buổi workshop sẽ luôn được mọi người ghi nhận. Mong bài viết trên đã giải đáp được thắc mắc của bạn về workshop là gì và chúc bạn sẽ có buổi workshop tuyệt vời cho riêng mình.
