Thu hồi email đã gửi trong Gmail, Outlook mới nhất

Thu hồi email đã gửi (unsend email) là tính năng quan trọng trong nhiều dịch vụ email như Gmail và Outlook, cho phép người dùng rút lại một email đã gửi trước khi người nhận đọc nó. Dưới đây là hướng dẫn đơn giản và nhanh chóng để thực hiện việc này.

Mục đích và lợi ích của việc thu hồi email đã gửi

Mục đích chính của việc thu hồi email là cố gắng rút lại hoặc xóa một email đã được gửi trước khi người nhận đọc nó. Dưới đây là một số mục đích và lợi ích của việc thu hồi email đã gửi:

  • Sửa lỗi: Thu hồi email cho phép người gửi sửa chữa các lỗi như viết sai, đính kèm tệp không đúng, hoặc thông tin không chính xác trước khi email được đọc.
  • Ngăn chặn sự hiểu lầm: Trong trường hợp email được gửi đến người nhận sai hoặc không đúng, việc thu hồi email đã gửi giúp ngăn chặn sự hiểu lầm hoặc nhầm lẫn.
  • Bảo mật thông tin: Nếu email chứa thông tin nhạy cảm hoặc không được phép chia sẻ, việc thu hồi email sẽ có thể giúp ngăn chặn thông tin này khỏi việc tiếp tục lan truyền.
  • Tăng tính cá nhân hóa: Tính năng thu hồi email cho phép người gửi thể hiện sự quan tâm đến độ chính xác và sự chuyên nghiệp trong giao tiếp.
  • Giảm rủi ro: Tránh việc gửi email đến người sai hoặc những người không cần thiết, giúp giảm thiểu rủi ro về thông tin bị phát tán không đáng.
  • Duy trì uy tín: Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp, khả năng thu hồi email khi cần thiết có thể giúp duy trì uy tín và tôn trọng trong giao tiếp điện tử.

Các cách thu hồi email đã gửi trên Gmail và Outlook

Hướng dẫn thu hồi email đã gửi qua Gmail bằng điện thoại và máy tính

Đối với điện thoại di động:

  • Bước 1:  Mở ứng dụng Gmail và đăng nhập vào tài khoản của bạn trên điện thoại.

  • Bước 2: Trong hộp thư đến, chọn Compose (Soạn) để tạo một nội dung email mới và gửi đến địa chỉ email mong muốn.

  • Bước 3: Ngay sau khi bạn nhấn gửi, Gmail sẽ hiển thị một thông báo xác nhận rằng email của bạn đã được gửi. Nếu bạn muốn huỷ việc gửi và chỉnh sửa lại email, bạn có thể nhấn vào lựa chọn Undo (Hoàn tác) xuất hiện trong khoảng thời gian ngắn sau khi bạn gửi email đi.

Lưu ý rằng, khoảng thời gian bạn có để hoãn gửi email trong Gmail là ngắn và cần phải thực hiện ngay sau khi bấm nút “Send” (Gửi). Ngoài ra, việc thu hồi email không đảm bảo sẽ thành công, đặc biệt nếu người nhận đã đọc hoặc xử lý email trước khi bạn thực hiện việc hoãn gửi.

>> Có thể bạn quan tâm: [Gợi ý 2024] Nên học nghề gì cho nam giới dễ kiếm tiền?

Đối với máy tính:

Để thu hồi email đã gửi trong Gmail thông qua máy tính, bạn có thể làm theo các bước sau đây (lưu ý rằng tính năng “Undo Send” chỉ hoạt động trong một khoảng thời gian ngắn sau khi gửi email):

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Gmail hoặc đăng ký nếu chưa có.

  • Bước 2: Click chuột vào biểu tượng hình bánh răng cưa (Settings).
  • Bước 3: Chọn xem tất cả các chế độ cài đặt  (See all settings) trong phần tuỳ chọn cài đặt nhanh.

  • Bước 4: Tại phần Undo sent (Huỷ gửi), thiết lập thời gian cho việc huỷ gửi (tối đa 30 giây).

  • Bước 5: Bấm lựa chọn lưu thay đổi (Save changes).

  • Bước 6: Khi đã hoàn thành các bước trên, bạn sẽ có khả năng thu hồi email đã gửi trong khoảng thời gian bạn đã thiết lập.

Lưu ý thời gian để hoãn gửi email trong Gmail là rất ngắn, thường chỉ trong vài giây sau khi bạn bấm nút “Send” (Gửi). Việc thu hồi email đã gửi sẽ chỉ thành công nếu người nhận chưa mở hoặc đọc email.

Cách thu hồi email trong Outlook ở điện thoại và máy tính

Bằng điện thoại:

Hiện tại, ứng dụng Outlook trên điện thoại di động không hỗ trợ chức năng thu hồi email trực tiếp như phiên bản Outlook trên máy tính. Tính năng này thường chỉ có sẵn trên phiên bản Outlook trên máy tính để bàn hoặc trên trình duyệt web.

Nếu bạn đã gửi một email từ ứng dụng Outlook trên điện thoại và cần thu hồi nó, bạn có thể thử thực hiện theo các bước sau:

  1.  Truy cập Outlook trên web: Sử dụng trình duyệt web trên điện thoại di động và truy cập vào phiên bản web của Outlook (Outlook Web App – OWA). Điều này có thể cung cấp một số tùy chọn quản lý email giống như trên máy tính.

  1. Liên hệ với người nhận: Thay vì thu hồi email, bạn có thể liên hệ trực tiếp với người nhận và yêu cầu họ xóa hoặc không đọc email đó.
  2. Xem xét cài đặt và tùy chọn trong ứng dụng Outlook: Có thể trong tương lai, Microsoft sẽ cập nhật ứng dụng ở di động để hỗ trợ tính năng này. Hãy kiểm tra cập nhật ứng dụng và xem có sự thay đổi nào mới không.

Bằng máy tính:

Để thu hồi email đã gửi trong Outlook, bạn có thể làm theo các bước sau đây (tùy thuộc vào cài đặt và thiết lập của từng phiên bản cụ thể của Outlook):

  • Bước 1: Mở Outlook đăng nhập vào tài khoản Outlook của bạn.
  • Bước 2: Di chuyển đến thư mục “Sent Items” (Các mục đã gửi) tìm và mở thư mục “Sent Items”. Email mà bạn muốn thu hồi sẽ nằm trong đây.

  • Bước 3: Mở email cần thu hồi chọn email mà bạn muốn thu hồi. Bạn cần mở email này để tiếp tục quá trình thu hồi.
  • Bước 4: Chọn tab “Message” (Tin nhắn) trên thanh công cụ ở phía trên của cửa sổ ,tab này chứa các tùy chọn để chỉnh sửa hoặc gửi lại email đã gửi.

  • Bước 5: Chọn “Actions” (Hành động),trong tab “Message”, tìm mục “Actions”. Trong danh sách các hành động có thể thực hiện, bạn có thể thấy tùy chọn “Recall This Message” (Thu hồi tin nhắn).

  • Bước 6: Bấm chọn vào “Recall This Message”. Một cửa sổ chứa email cần thu hồi sẽ hiện ra để bạn lựa chọn cách thu hồi.

  • Bước 7: Lựa chọn nội dung cần thu hồi. Nếu muốn thu hồi email đã gửi và thay thế bằng một email mới trong Outlook, hãy chọn “Delete unread copies and replace with a new message”. Nếu chỉ muốn xóa bản sao chưa đọc của email đã gửi, thì chọn “Delete unread copies of this message”.
  • Bước 8: Nhấn “OK” sau khi chọn tùy chọn thu hồi mong muốn, nhấn “OK” để hoàn tất quá trình thu hồi.

Các lưu ý quan trọng khi thu hồi email đã gửi

Khi bạn cố gắng thu hồi một email đã gửi trong , có một số lưu ý quan trọng cần xem xét:

  1. Thời gian thu hồi email đã gửi: Hành động thu hồi email cần được thực hiện ngay lập tức sau khi bạn nhận ra sự nhầm lẫn hoặc sai sót trong email đã gửi. Thời gian là yếu tố quan trọng vì người nhận có thể đã đọc hoặc xử lý email trước khi bạn thu hồi nó.
  2. Người nhận chưa mở email: Việc thu hồi email đã gửi chỉ hoạt động khi người nhận chưa đọc email hoặc chưa mở nội dung trong đó. Nếu họ đã đọc email hoặc xem thông tin trong email qua xem trước, thì thu hồi email đã gửi sẽ không thành công.
  3. Người nhận sử dụng cùng một hệ thống email: Quá trình thu hồi email đã gửi chỉ có thể hoạt động nếu cả người gửi và người nhận đều sử dụng một hệ thống email.
  4. Thông báo thu hồi email:  Khi bạn thu hồi email đã gửi, người nhận sẽ nhận được thông báo về việc làm này. Điều này có thể gây sự chú ý không mong muốn đối với nội dung ban đầu của email.
  5. Hậu quả và trách nhiệm: Việc gửi email sai hoặc nhầm có thể gây ra hậu quả trong công việc và giao tiếp. Hãy chịu trách nhiệm và cố gắng giải quyết tình huống một cách chuyên nghiệp, bằng cách liên hệ trực tiếp với người nhận để làm rõ vấn đề (nếu có thể).

Hi vọng rằng, những cách thức đã được đề cập sẽ hỗ trợ bạn trong việc thu hồi email đã gửi khi bạn bị nhầm hoặc có lỗi. Tính năng thu hồi email là một công cụ hữu ích, tuy nhiên không luôn mang lại kết quả như mong muốn. Để tránh những tình huống không mong đợi, việc cẩn thận và kiểm tra kỹ nội dung trước khi gửi là biện pháp tốt nhất.

0 0 đánh giá
Đánh giá bài viết
Theo dõi
Thông báo của
guest
0 Góp ý
Phản hồi nội tuyến
Xem tất cả bình luận
0
Rất thích suy nghĩ của bạn, hãy bình luận.x