Báo cáo thường sử dụng để làm gì? 7 bước viết báo cáo chuyên nghiệp nhất

Báo cáo là một văn bản hành chính được sử dụng phổ biến trong đời sống hiện nay, đặc biệt với những người làm việc trong văn phòng hoặc cơ quan hành chính nhà nước. Tuy vậy, không phải ai cũng hiểu rõ báo cáo thường sử dụng để làm gì? Cách viết báo cáo như thế nào? Để giải đáp thắc mắc vấn đề này, mời các bạn tham khảo bài viết dưới đây.

Báo cáo được sử dụng trong nhiều lĩnh vực và mục đích khác nhau

Báo cáo là gì?

Báo cáo là tập hợp tất cả các thông tin dưới nhiều hình thức khác nhau như văn bản, phát thanh, powerpoint,… nhưng mục đích chính nhằm chuyển tiếp các thông tin, tường trình, kể lại các sự kiện nhất định và hoàn chỉnh để có những nội dung đề xuất, kiến nghị.

Báo cáo là kỹ năng vô cùng quan trọng đối với nhân viên văn phòng

Đối với dân văn phòng, viết báo cáo là một công việc vô cùng quen thuộc hàng ngày. Vậy để viết được báo cáo, chúng ta phải biết được báo cáo thường sử dụng để làm gì?

Báo cáo thường sử dụng để làm gì?

Người viết báo cáo phải nắm rõ báo cáo được sử dụng để làm gì?

Dựa vào khái niệm đã tìm hiểu ở trên, chúng ta có thể hiểu báo cáo là một văn bản hành chính được sử dụng để nêu lên các thông tin về kết quả, tình hình công việc thực hiện.

Trong công việc, báo cáo thường sử dụng để thể hiện được sự so sánh, tổng hợp tất cả các thông tin từ các nhóm dữ liệu và trình bày rõ nội dung theo mẫu quy định.

Báo cáo được coi là phương tiện cung cấp thông tin cho cấp trên, để cùng nhau thúc đẩy công việc ngày càng phát triển. Việc thiếu thông tin dẫn đến gia tăng sự rủi ro vì không bám sát được tình hình công việc. Bạn phải báo cáo liên tục, cho cấp trên hiểu rõ được tình hình thực tế và phải có đủ thông tin trong quá trình ra quyết định, ngay cả khi không có chuyện gì xảy ra. Vậy nên hãy báo cáo một cách hiệu quả và khoa học.

>> Có thể bạn quan tâm: Học ngành gì không sợ thất nghiệp trong tương lai?

Những loại báo cáo thường được sử dụng

Dựa vào loại hình tổ chức, doanh nghiệp hay đặc điểm của công việc ở mỗi nơi mà sẽ có các loại báo cáo khác nhau. Dưới đây, là những báo cáo thường được sử dụng rộng rãi mà bạn nên biết.

• Căn cứ vào mục đích sử dụng 

Thông qua công việc được các quản lý, cấp trên yêu cầu mà báo cáo được chia ra thành nhiều loại như: Báo cáo tài chính, Báo cáo công việc, Báo cáo kinh doanh,…

• Căn cứ vào Nghị định 09/2019/NĐ-CP 

Căn cứ vào nghị định 09/2019/NĐ-CP của cơ quan hành chính nhà nước, đã chia báo cáo thành 3 loại chính:

• Báo cáo định kỳ: là loại báo cáo được thực hiện định kỳ theo một thời gian nhất định (hàng tháng, hàng năm, hàng quý) với mục đích đáp ứng yêu cầu thông tin của các cơ quan hành chính nhà nước.
• Báo cáo chuyên đề: Là loại báo cáo tập trung vào chủ đề hay một vấn đề cụ thể nào đó. Báo cáo chuyên đề thường thực hiện một hay lặp lại nhiều lần trong một khoảng thời gian nhất định.
• Báo cáo đột xuất: Là loại báo cáo được viết khi thực tế xảy ra những biến động thất thường, không nằm trong phạm vi có thể nắm bắt trước được. Báo cáo có thể là về môi trường tự nhiên, chính trị xã hội tình, hình kinh tế.

Phân loại báo cáo thường được sử dụng nhiều nhất

7 bước viết báo cáo chính xác, chuyên nghiệp

Hướng dẫn viết báo cáo dễ dàng, nhanh chóng qua 7 bước cơ bản

Báo cáo được sử dụng để trình bày thông tin, tổng hợp về kết quả thực tế của một sáng kiến, dự án hay một cuộc điều tra. Tuy nhiên, các quy trình làm báo cáo sẽ phải đảm bảo 7 bước sau:

Bước 1: Lựa chọn chủ đề chính

Bước này thông thường sẽ bị bỏ qua bởi tính chất của công việc bắt buộc phải viết báo cáo theo chỉ định của cấp trên. Tuy nhiên, nếu bạn được chọn một chủ đề riêng để báo cáo thì đây là bước rất quan trọng. Bạn phải lựa chọn ra một chủ đề phù hợp với bản thân qua 2 tiêu chí sau:

• Chủ đề có thông tin đầy đủ: Bạn không nên chọn một chủ đề quá rộng lớn và bỏ qua những chủ đề quá hẹp. 
• Chủ đề giúp khơi gợi sự hứng thú: Khi được làm một chủ đề bản thân hứng thú, bạn sẽ đặt vào đó hết công sức và tâm huyết hơn.

Bước 2: Nghiên cứu, tìm hiểu chủ đề

Đối với các loại báo cáo khoa học và báo cáo kinh doanh, bạn sẽ được cơ quan, doanh nghiệp cung cấp hoặc lấy từ chính bạn sẵn có. Bên cạnh đó, việc mở các cuộc khảo sát sẽ giúp bạn có được nguồn dữ liệu riêng cho chính mình.

Bạn có thể tham khảo tài liệu từ các website đáng tin cậy. Tuy nhiên, phần lớn bạn sẽ phải bỏ công sức ra nghiên cứu. Điều này đòi hỏi chủ đề bạn lựa chọn phải thực sự chất lượng để bạn có tiềm năng tiến xa hơn.

Bước 3: Lập dàn ý cho báo cáo

Bước này sẽ giúp bạn sắp xếp, liệt kê những nội dung trọng tâm để đưa vào bài báo cáo. Thông thường, báo cáo bao gồm các mục như sau:

• Trang bìa
• Mục lục
• Giới thiệu
• Cơ sở lý thuyết
• Nội dung chính
• Kết luận
• Tài liệu tham khảo

Trong quá trình xem xét, đọc hiểu các quy định của cơ quan, tổ chức bạn sẽ đưa ra được một dàn ý báo cáo phù hợp.

Bước 4: Viết bản nháp đầu tiên

Viết bản nháp đầu tiên của báo cáo là một trong những bước quan trọng để làm nên một báo cáo đạt chuẩn. Mục đích viết ra bản nháp đầu tiên không phải để có một tài liệu hoàn hảo, mà là để liệt kê tất cả các luận điểm chính của thông tin ra khỏi đầu bạn và viết ra giấy. Bạn sẽ có cái nhìn toàn diện để thêm vào hay chỉnh sửa trong lần nháp đầu tiên này.

Trong khi viết ra bản nháp đầu tiên của báo cáo, bạn sẽ dễ dàng nhìn thấy lỗ hổng trong phân tích của mình hoặc lỗ hổng trong dữ liệu của mình. Bạn hãy ghi lại tất cả những vấn đề này, nhưng đừng cố gắng giải quyết chúng khi bạn tập trung viết. Thay vào đó, hãy hoàn thành bản nháp và lưu lại phần giải quyết vấn đề khi bạn bắt tay vào quá trình chỉnh sửa.

Bước 5: Phân tích các dữ liệu và ghi chép lại kết quả

Trọng tâm của phần báo cáo là trình bày, phân tích dữ liệu của mình và ghi lại kết quả. Phần phân tích dữ liệu phải luôn cung cấp thông tin có giá trị liên quan đến vấn đề đang giải quyết. Nếu bạn đưa ra kết luận phương pháp nghiên cứu sai hoặc dữ liệu không đầy đủ thì bạn phải giải thích điều này một cách cẩn trọng và chuyên nghiệp.

Bước 6: Đề xuất các giải pháp

Sau khi kiểm tra dữ liệu và phân tích chúng, bạn hoàn toàn có thể đưa ra các giải pháp nhằm giải quyết vấn đề đã đặt ra. Ví dụ, khi tìm ra nguyên nhân khiến doanh số bán hàng giảm mạnh là kỹ năng tiếp thị còn yếu, nhân viên có thể đề xuất phía công ty mở ra các khóa đào tạo bồi dưỡng thêm về kỹ năng tiếp thị.

Bước 7: Kiểm tra và phân phối báo cáo

Trước khi gửi báo cáo thì việc đọc kỹ lại nội dung và chỉnh sửa lại cẩn thận là một yếu tố rất quan trọng. Bạn hãy tránh mắc phải những sai lầm không đáng có, để cấp trên nhìn nhận bạn chuyên nghiệp, có năng lực.

Kết luận 

Bài viết trên đã giúp bạn hiểu thêm về chủ đề báo cáo thường sử dụng để làm gì? Hy vọng những thông tin hữu ích trên sẽ giúp bạn làm quen với một trong số các loại văn bản thường thấy tại nơi làm việc và có được bản báo cáo chuyên nghiệp nhất!