Top 5 mẫu biên bản cuộc họp phổ biến nhất hiện nay

Hãy tham khảo ngay Top 5 biên bản cuộc họp phổ biến nhất hiện nay giúp ghi lại chi tiết những thông tin trong cuộc họp là một loại văn bản cần thiết để lưu trữ về những nội dung cũng như diễn biến làm căn cứ chứng minh các vấn đề được đưa ra của cuộc họp.

• Biên bản cuộc họp là gì ? Tại sao cần có biên bản trong cuộc họp?

1.1 Biên bản cuộc họp là gì ?

Biên bản cuộc họp là những thông tin được đề cập trong cuộc họp của một cơ quan, tổ chức hoặc công ty trong quá trình họp về dự án, thảo luận về một vấn đề trong cuộc họp. Bộ phận thư ký sẽ là người ghi chép lại các thông tin quan trọng trong cuộc họp và sẽ được phổ biến lại sau buổi họp. 

Biên bản cuộc họp là một loại văn bản quan trọng được ghi lại trong cuộc họp bao gồm các thành viên tham gia, ngày diễn ra cuộc họp, nội dung cuộc họp và các quyết định trong cuộc họp.

>> Có thể bạn quan tân: [Kèm mẫu] Viết mail xin nghỉ việc sao cho chuyên nghiệp nhất?

1.2 Tại sao lại cần có biên bản trong cuộc họp?

Biên bản cuộc họp đóng vai trò như một bảng tổng hợp lại những thông tin quan trọng đã diễn ra trong buổi họp bao gồm: 

• Những thành viên và người chủ trì cuộc họp khi tham gia
• Ghi chép lại những nội dung cần thiết và các vấn đề cần phải giải quyết sau buổi họp
• Các vấn đề và giải pháp được đem ra thảo luận 
• Ý kiến của các thành viên 

Trường hợp cá nhân nào đó không tham gia được buổi họp thì sau khi đọc lại biên bản cuộc họp vẫn có thể hiểu được các vấn đề trong buổi họp vừa qua. 

Ngoài ra, biên bản cuộc họp còn có hiệu lực pháp lý, đánh giá hiệu quả và là một công cụ quan trọng để theo dõi tiến độ và trách nhiệm được đưa ra trong cuộc họp.

• Top 5 mẫu biên bản cuộc họp phổ biến nhất hiện nay

Tùy vào mỗi cơ quan, tổ chức, công ty sẽ có những biên bản cuộc họp khác nhau với mục đích khác nhau. Dưới đây là một số mẫu biên bản cuộc họp phổ biến hiện nay. 

2.1 Mẫu biên bản cuộc họp cho công ty 

Khi viết biên bản cuộc họp cho công ty, tổ chức chúng ta nên tìm hiểu về những nội dung cần có trong cuộc họp như : các sự kiện, nội dung quan trọng, khi viết phải viết đúng trọng tâm không lan man.

Mẫu biên bản cuộc họp công ty

2.2 Biên bản cuộc họp giao ban

Biên bản cuộc họp giao ban khi viết yêu cầu chúng ta phải ghi chép đầy đủ yêu cầu, trung thực, đúng trọng tâm trong cuộc họp về các sự kiện cũng như các số liệu một cách rõ ràng.

Vì vậy  phải ghi chép thông tin có độ chính xác cao và cần được phổ biến lại ngay sau cuộc họp giúp đảm bảo rõ ràng mọi thông tin trong cuộc họp.

Mẫu biên bản cuộc họp giao ban

2.3 Biên bản cuộc họp hội đồng quản trị  

Biên bản cuộc họp hội đồng quản trị cần viết bố cục chặt chẽ, rõ ràng khoa học, các nội dung mục đích cuộc họp, nội dung được biểu quyết, ý kiến, số phiếu… cần ghi chính xác và cần được phổ biến ngay sau cuộc họp vì biên bản mang tính trách nhiệm quyền hạn cao.

Mẫu biên bản cuộc họp hội đồng quản trị

2.4 Biên bản cuộc họp hội đồng cổ đông

Biên bản cuộc họp cổ đông với mục đích để trao đổi, bàn gia công việc nhưng cần đảm bảo các nội dung sau: tên biên bản, thời gian, thành phần tham dự, mục đích và nội dung cuộc họp…thông tin cần phải ghi chính xác tuyệt đối.

Mẫu biên bản cuộc họp hội đồng cổ đông

2.5 Biên bản họp hội đồng thành viên

Biên bản họp hội đồng thành viên dùng để trao đổi, cung cấp những thông tin quan trọng vì vậy người viết phải nắm bắt mọi thông tin một cách nhanh chóng để hạn chế sai sót. 

Mẫu biên bản họp hội đồng thành viên

• Các bước để viết một biên bản cuộc họp 

Biên bản cuộc họp là một tài liệu quan trọng mang tính pháp lý yêu cầu người viết thể hiện thông tin ngắn gọn, súc tích nhưng vẫn phải đầy đủ và chính xác các vấn đề được trao đổi trong cuộc họp. 

Các bước để viết biên bản cuộc họp chi tiết:  

Bước 1: Chuẩn bị sẵn biên bản cuộc họp 

• xác định mục đích cuộc họp 
• nội dung của cuộc họp 
• lựa chọn biên bản phù hợp
• chuẩn bị đầy đủ các tài liệu cần thiết, bản ghi âm, ghi chú,…
• danh sách người tham dự và các tài liệu liên quan trong cuộc họp
• xác định thời gian, nơi tổ chức cuộc họp

Bước 2: Ghi chép các thông tin quan trọng trong biên bản cuộc họp

• ghi chép chính xác tuyệt đối về các nội dung cuộc họp được thảo luận,  đề cập trong cuộc họp một cách chính xác hoàn chỉnh nhất
• các vấn đề được các người tham dự đưa ra cũng như các thông tin hữu ích hướng giải quyết và cam kết của các thành viên tham dự được cung cấp
• ghi chú các bình luận quan trọng hoặc các vấn đề cần được giải quyết trong tương lai
• cập nhật danh sách tham dự và ghi chú các thông tin liên quan đến việc vắng mặt hoặc đại diện cho các thành viên tham dự 

Bước 3: Tổ chức thông tin trong biên bản cuộc họp

• sắp xếp các thông tin đã ghi chép theo chủ đề nội dung trong cuộc họp và vấn đề quan trọng được bàn luận trong cuộc họp
• sử dụng các phương pháp hiển thị thông tin như bảng biểu, đồ thị hoặc hình ảnh để làm nổi bật các thông tin quan trọng trong cuộc họp

Bước 4: Sửa chữa và chỉnh sửa biên bản cuộc họp

• để đảm bảo rằng biên bản cuộc họp được viết đầy đủ, đúng trọng tâm cuộc họp người viết cần:
• kiểm tra lại các thông tin trong biên bản cuộc họp để đảm bảo tính chính xác và tránh lan man những thông tin không cần thiết trong cuộc họp
• chỉnh lỗi chính tả và ngữ pháp trong biên bản cuộc họp nếu có

Bước 5: Hoàn thiện biên bản cuộc họp

• thêm các thông tin cần thiết trong biên bản cuộc họp như tiêu đề, ngày tháng, địa điểm…
• tên các thành viên tham dự và người viết biên bản cuộc họp
• trước khi kết thúc cuộc họp người viết biên bản nên phổ biến lại đầy đủ các thông tin đã được ghi chép để người tham dự cùng nắm rõ thông tin lại lần nữa cũng như khắc phục những vấn khác nếu có sai sót

• Các lỗi cần tránh khi viết biên bản cuộc họp 

Các lỗi khi viết biên bản trong cuộc họp là điều không tránh khỏi, dưới đây là một số lỗi phổ biến thường gặp nhất hãy cùng xem qua các lỗi cần tránh khi viết biên bản cuộc họp để không mắc sai bạn nhé!

• lỗi chính tả và ngữ pháp: Đây là lỗi chúng ta thường gặp nhất khi viết. 
• viết quá dài không đúng trọng tâm, không tập trung vấn đề chính trong cuộc họp, bạn cần phải viết ngắn gọn và rõ ràng giúp nắm được toàn bộ thông tin cuộc họp.
• thiếu thông tin một số thông tin trong biên bản cuộc họp: Thiếu thông tin về người tham dự (giờ/ngày/tháng/năm) diễn ra cuộc họp và các bên tham gia cuộc họp.
• sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành không đúng cách, ngoài chính tả chúng ta cần phải sử dụng thuật ngữ chính xác và đúng chuyên ngành để nội dung cuộc họp đi tới trọng tâm và người tham dự hiểu sâu vấn đề hơn khi trao đổi.

Ngoài ra bạn cần phải chú ý về sử dụng ngôn ngữ phù với từng đối tượng và mục đích cụ thể trong cuộc họp. 

Hãy lưu ý những lỗi sai cơ bản trên.

• Kết luận 

Dựa vào top 5 biên bản cuộc họp, mỗi thành viên có thể một lần nữa xem lại được những vấn đề, yêu cầu chỉ đạo của cấp trên và những ý kiến đóng góp, xây dựng của các cá nhân tham gia, đơn vị có liên quan,… Từ đó có thể điều chỉnh mục tiêu, sắp xếp hướng giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất có thể.