Proposal là gì? 4 bước để có một proposal chuyên nghiệp

Proposal có vai trò rất quan trọng trong hoạt động kinh doanh và marketing của doanh nghiệp. Vậy proposal là gì? Một bản proposal hoàn chỉnh gồm những gì? Các bước để tạo nên một bản proposal chuyên nghiệp? Cùng mình theo dõi bài viết dưới đây để hiểu hơn về proposal nhé.

1. Proposal là gì? 

Proposal (bản đề xuất) là một tài liệu chứa đựng ý tưởng hoặc kế hoạch chi tiết, được xây dựng và trình bày một cách logic và thuyết phục nhằm thuyết phục đối tác, khách hàng chấp nhận ý tưởng, kế hoạch đó. 

Proposal là gì ? 

Proposal có tầm quan trọng lớn đối với sự phát triển và thành công của một dự án hoặc kế hoạch. Nó cho phép người viết trình bày ý tưởng và lập luận về tính khả thi và giá trị của dự án. Nhờ proposal, người đọc có cái nhìn tổng quan về mục tiêu, phạm vi và lợi ích của dự án, giúp họ đưa ra quyết định có nên tham gia vào dự án đó hay không.

2. Cấu trúc của một proposal hoàn chỉnh 

Cấu trúc cơ bản của một proposal gồm 4 phần chính: 

2.1. Giới thiệu

Proposal trước tiên cần giới thiệu những thông tin cơ bản nhất để người đọc có cái nhìn tổng quát về proposal. Có thể nói, đây là một trong những phần quan trọng nhất quyết định sự hứng thú của người đọc cho những phần tiếp theo vì vậy phần giới thiệu cần được trình bày một cách hấp dẫn, thu hút. 

Phần giới thiệu của proposal bao gồm: 

• Tên của dự án và hình thức thực hiện dự án; 
• Mô tả về bản thân và trình bày về lý do gửi bản proposal này; 
• Thành viên của dự án và người chịu trách nhiệm chính cho dự án;
• Những công việc mà bạn muốn người đọc thực hiện; 
• Khung nội dung của chương trình;
• Thông tin liên hệ.

2.2. Đặt khách hàng là trung tâm 

Đây là một trong những phần quan trọng nhất và quyết định đến sự thành công của proposal. Một proposal thành công là một proposal chứng minh được khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng các nhu cầu của khách hàng. 

Đặt khách hàng là trung tâm có ý nghĩa quan trọng đối với một proposal 

Trong phần này, bạn cần trình bày các nội dung sau :  

• Lý do thực hiện dự án;
• Những lợi ích đạt được của các bên liên quan;
• Địa điểm, thời gian diễn ra dự án;
• Liệt kê khung thời gian gắn với sự kiện diễn ra của dự án.

2.3. Diễn giải chi tiết ý tưởng 

Sau khi đã mô tả về những nhu cầu cũng như những mong muốn của khách hàng thì phần này, bạn tập trung mô tả về sản phẩm, dịch vụ của công ty mình. Đây có thể coi là phần quan trọng nhất trong proposal. Trong phần này, bạn sẽ trình bày chi tiết và chính xác những gì bạn đề xuất làm cho dự án. Những đề xuất này được hình thành dựa trên những ý tưởng phù hợp với nhãn hàng mà bạn đưa ra. 

Tùy vào mức độ đơn giản của proposal mà bạn sẽ trình bày phần này chi tiết hoặc sẽ chỉ cần trình bày ngắn gọn trong một trang về các giải pháp và bảng giá tóm tắt. 

>> Có thể bạn quan tâm: Điểm yếu của bản thân: Cách trả lời khôn khéo khi phỏng vấn

2.4. Mô tả chuyên môn, khả năng và kinh nghiệm của công ty  

Đây là phần cuối trong một bản proposal. Trong phần này bạn sẽ thuyết phục đối tác, khách hàng rằng công ty bạn là lựa chọn tốt nhất dựa trên các yếu tố : 

• Quá trình phát triển của công ty; 
• Các bộ phận, team và nhân sự của công ty;
• Mô tả kinh nghiệm làm việc với những đối tác cũ, và danh sách những dự án thành công;
• Danh sách các giải thưởng, chứng chỉ đào tạo, hoặc các chứng thực từ khách hàng. 

Nên mô tả tả kỹ năng, chuyên môn và kinh nghiệm của công ty bạn trong proposal

3. Các bước cơ bản để viết một proposal chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định đối tượng mục tiêu của proposal 

Việc xác định chính xác đối tượng mục tiêu được coi là kim chỉ nam để proposal đi đúng hướng. Bạn cần xác định viết gì trong proposal? Đối tượng hướng đến của proposal là ai? Khách hàng muốn nghe gì về proposal của bạn? Văn phong nào phù hợp với khách hàng? … Việc trả lời những câu hỏi này giúp bạn nắm bắt được tâm lý khách hàng, những nhu cầu của khách hàng, những nội dung cần truyền tải từ đó giúp tăng hiệu quả của proposal. 

Bên cạnh đó, việc xác định chính xác đối tượng mục tiêu sẽ giúp việc tìm kiếm, tổng hợp và chọn lọc thông tin được tập trung và đúng hướng. 

Bước 2: Xác định vấn đề cần giải quyết trong proposal 

Trong phần này, bạn cần trả lời 2 câu hỏi: 

• Who? : Đối tượng mà proposal hướng tới là ai? 
• What? : Điều gì là lý do của sự xuất hiện bản proposal này? 

Xác định vấn đề nói một cách dễ hiểu chính là việc bạn đi xác định vấn đề bạn muốn truyền tải đến khách hàng hay là việc bạn xác định customer insight. Bạn sẽ đi sâu vào nền tảng của dự án, thuyết phục khách hàng rằng vấn đề bạn đang giải quyết là cấp thiết, đúng đắn bằng những con số thống kê và tài liệu tham chiếu. 

Việc đưa ra vấn đề đúng với insight của khách hàng sẽ giúp tăng thiện cảm của khách hàng đối với công ty và khách hàng sẽ dễ dàng chấp nhận ý tưởng hơn. 

Bước 3: Xác định giải pháp của vấn đề 

Đối với phần giải pháp, bạn cần trả lời 2 câu hỏi: 

• How? : Vấn đề này sẽ được bạn giải quyết như thế nào? 
• Who? : Bạn cần nhân lực như thế nào? 

Khi bạn đã xác định được vấn đề ở bước 2, bạn cần đưa ra giải pháp để giải quyết những vấn đề đó trong bước này. Việc trình bày chi tiết về các giải pháp sẽ giúp bạn thuyết phục những khách hàng còn chưa tin tưởng về sản phẩm dịch vụ của công ty bạn.

Xác định giải pháp của vấn đề là bước quan trọng để viết proposal

Bạn cũng cần đặc biệt tập trung vào việc trình bày tính khả thi của những giải pháp được nêu ra, thời gian thực hiện là bao lâu và nguồn lực, ngân sách để thực hiện những giải pháp đó. 

Bước 4: Kết luận proposal 

Phần kết luận trong proposal là phần tổng hợp và tóm tắt lại những thông tin chính, nhấn mạnh lại giá trị của proposal và thể hiện sự khẳng định về khả năng thực hiện dự án. 

Phần kết luận của một proposal thường bao gồm: 

• Tóm tắt đề xuất;

• Giá trị đề xuất;
• Khả năng thực hiện;
• Cam kết với đối tác;
• Đánh giá rủi ro và phòng ngừa;
• Lời kết;
• Thông tin liên hệ.

Lưu ý: Phần kết luận cần được viết một cách ngắn gọn, súc tích và truyền tải rõ ràng những thông điệp quan trọng nhất. Nó nên củng cố lại giá trị của đề xuất và thể hiện tính khả thi và thuyết phục của dự án.

4. Những sai sót cần tránh trong quá trình viết proposal 

Proposal quá dài, gây mất hứng thú đối với khách hàng

Proposal dài và không tập trung vào điểm chính có thể khiến khách hàng tốn nhiều thời gian để đọc. Điều này có thể làm mất đi sự quan tâm của họ và họ có thể quyết định bỏ qua proposal của bạn để tìm những đề xuất khác. 

Để tạo ấn tượng với khách hàng, proposal cần được viết ngắn gọn, chỉ tập trung vào những điểm quan trọng mà bạn muốn truyền đạt. Điều quan trọng là đảm bảo rằng Proposal của bạn thấu hiểu được những gì khách hàng muốn và cần.

Proposal tập trung quá nhiều vào việc mô tả năng lực chuyên môn, khả năng và kinh nghiệm của công ty

Khi lập proposal, nếu quá tập trung vào việc trình bày thông tin về công ty như kỹ năng, danh hiệu và thành tựu đạt được, có thể khiến khách hàng cảm thấy mất hứng và thấy nội dung thiếu sự thật. 

Thay vào đó, phần mô tả năng lực chuyên môn và kinh nghiệm nên được sử dụng để giới thiệu doanh nghiệp và tập trung vào việc đề xuất sản phẩm hoặc dịch vụ mà công ty bạn đang cung cấp.

Cấu trúc của proposal không rõ ràng, không làm nổi bật vấn đề. 

Dù có nhiều thông tin quan trọng và vấn đề rõ ràng mà bạn muốn truyền đạt trong proposal, tuy nhiên việc không diễn đạt và trình bày chúng một cách hợp lý sẽ không thể tạo sự hấp dẫn và thuyết phục cho khách hàng.

5. Kết luận 

Trong bài viết, chúng ta đã tìm hiểu proposal là gì? Cấu trúc của một proposal ra sao? Cách để viết một proposal chuyên nghiệp và tầm quan trọng của nó đối với sự phát triển và thành công của một dự án. Để viết một proposal hiệu quả đòi hỏi sự nghiên cứu, cấu trúc rõ ràng, ngôn ngữ chuyên nghiệp và thể hiện giá trị của dự án. Hy vọng rằng các thông tin trong bài viết sẽ giúp bạn viết một proposal thành công và thuyết phục.