AOP trong kinh doanh là gì? Hướng dẫn 7 bước xây dựng AOP hiệu quả

Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, AOP là một công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp từng bước đạt được mục tiêu trong hoạt động kinh doanh. Vậy AOP trong kinh doanh là gì? Bài viết sau đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về AOP và các bước để xây dựng AOP hoàn chỉnh.

Hiểu rõ AOP trong kinh doanh là gì?

AOP trong kinh doanh là gì?

AOP (hay Annual Operating Plan) là bản kế hoạch kinh doanh năm được doanh nghiệp lập ra nhằm đưa ra định hướng hoạt động trong năm, bao gồm các vấn đề về mục tiêu hoạt động, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp và dự báo các khoản thu chi trong năm.

Với AOP, doanh nghiệp sẽ hoạt động theo một tầm nhìn rõ ràng với mục tiêu cụ thể. Bản kế hoạch này giúp điều hướng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả, đảm bảo rằng mục tiêu đã đặt ra có tính khả thi chứ không phải là một kế hoạch mơ hồ.

Lợi ích của AOP trong kinh doanh là gì?

Tối ưu hóa hoạt động kinh doanh

AOP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động kinh doanh bằng cách xác định rõ mục tiêu và định hướng. Điều này cho phép doanh nghiệp sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, tránh lãng phí và cải thiện hiệu suất.

Tạo sự thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp

AOP không chỉ giúp mọi thành viên trong toàn bộ doanh nghiệp hiểu rõ kế hoạch kinh doanh và mục tiêu cần đạt được mà còn xác định rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của từng người đóng góp vào mục tiêu chung.

Duy trì tập trung vào mục tiêu dài hạn

Tất cả các mục tiêu và kết quả trong từng giai đoạn kinh doanh nhất định đều hướng đến và bổ trợ cho doanh nghiệp đạt được mục tiêu dài hạn. AOP là công cụ giúp duy trì tập trung thông qua việc xác định và theo dõi mục tiêu hàng năm, đảm bảo mọi hoạt động này đều đóng góp vào mục tiêu chung dài hạn của doanh nghiệp.

>> Có thể bạn quan tâm: CRM là gì? Tại sao CRM quan trọng với mọi doanh nghiệp?

Dễ dàng ứng phó trước biến đổi thị trường

Môi trường kinh doanh luôn biến động không ngừng nên doanh nghiệp cần có khả năng dự đoán và phương án ứng phó trước những biến đổi này. 

AOP được xây dựng thông qua nghiên cứu từ các dữ liệu trước đó, cũng như đánh giá hiện tại để dự đoán và lập kế hoạch cho tương lai. Điều này cho phép doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt và điều chỉnh kế hoạch trong trường hợp cần thiết để thích nghi với thay đổi trong môi trường kinh doanh.

AOP đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh

Cải thiện, theo dõi và đánh giá hiệu quả nhanh chóng

Dựa trên AOP, các cấp quản lý có thể đánh giá và thực hiện các hoạt động theo đúng ưu tiên cụ thể, tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất để nhanh chóng đạt được mục tiêu.

Ngoài ra, AOP sẽ cung cấp một khung thời gian cụ thể và các chỉ số KPIs cho phép doanh nghiệp theo dõi, đánh giá tiến độ và đưa ra những điều chỉnh kế hoạch nếu cần. 

Quy trình xây dựng AOP trong kinh doanh một cách hiệu quả

Sau khi bạn đã nắm được khái niệm AOP trong kinh doanh là gì cũng như lợi ích mà AOP đem lại, chúng ta hãy cùng tìm hiểu kỹ hơn về quy trình xây dựng AOP.

Quá trình lập kế hoạch Annual Operating Plan (AOP) là bước quan trọng trong việc đảm bảo rằng doanh nghiệp hoạt động hiệu quả trong suốt một năm. Để hiểu rõ hơn về quá trình này, chúng ta cần đi vào chi tiết từng bước cụ thể.

Cần chuẩn bị gì trước khi lập AOP?

Xác định mục tiêu và chiến lược tổng thể của toàn doanh nghiệp

Bản kế hoạch kinh doanh năm cần phải đưa ra mục tiêu phù hợp và có sự thống nhất hướng tới mục tiêu và chiến lược chung dài hạn của của doanh nghiệp. Doanh nghiệp tránh xây dựng AOP trong kinh doanh không có sự liên kết với tầm nhìn và chiến lược tổng thể, tạo ra sự thiếu nhất quán và khó khăn trong đo lường hiệu suất.

Thu thập thông tin quan trọng

Bạn cần nắm rõ được thông tin, dữ liệu quan trọng như: dữ liệu tài chính, cơ cấu tổ chức doanh nghiệp, biến động của thị trường, các thông tin của sản phẩm và dịch vụ,… Việc này nhằm đảm bảo kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp được lập ra dựa trên thông tin thực tế chính xác và đáng tin cậy.

Thu thập thông tin cần thiết trước khi lập AOP

Đánh giá nguồn lực có sẵn

Các nguồn lực của doanh nghiệp đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh. Các nguồn lực này có thể bao gồm: nhân lực, vật lực, công nghệ và tài chính,… 

Doanh nghiệp cần xác định rõ các nguồn lực này và đánh giá được điểm hạn chế để đưa ra phương án sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả và phù hợp.

7 bước cụ thể để lập AOP trong kinh doanh

Bước 1: Nắm rõ tình hình hoạt động hiện tại của doanh nghiệp

Việc đánh giá tình hình hiện tại của doanh nghiệp là điểm khởi đầu quan trọng khi lập AOP trong hoạt động kinh doanh. Doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc xem xét các yếu tố bên trong mà còn phải xem xét cả các yếu tố bên ngoài tác động đến doanh nghiệp.

• Các yếu tố môi trường ngoại vi bao gồm: xem xét thị trường, mức độ cạnh tranh và các yếu tố môi trường khác ảnh hưởng đến doanh nghiệp.
• Các yếu tố bên trong doanh nghiệp: đánh giá về nguồn lực tài chính, nhân lực, vị trí kinh doanh, năng lực quản trị,…

Bước 2: Phân tích và đánh giá dữ liệu các năm trước

Phân tích dữ liệu từ các năm trước giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về xu hướng phát triển và hiệu quả kinh doanh. Các vấn đề mà doanh nghiệp cần quan tâm bao gồm:

• Phân tích tình hình tài chính trước đây thông qua dữ liệu tài chính từ các năm trước ở báo cáo tài chính, bảng kết quả hoạt động kinh doanh,… để xác định xu hướng doanh thu, lợi nhuận và chi phí.
• Chi phí và nguồn lực: doanh nghiệp cần xem xét các chi phí và nguồn lực đã sử dụng trong quá khứ để biết cách sử dụng chúng một cách hiệu quả hơn ở năm tiếp theo.
• Đánh giá sản phẩm hoặc dịch vụ: Xem xét dữ liệu về sản phẩm, dịch vụ để xác định sản phẩm nào đang tạo ra doanh thu, lợi nhuận tốt để tăng cường phát triển và sản phẩm nào đang gặp khó khăn.

Những hoạt động này sẽ trở thành định hướng cơ bản cho việc xây dựng bản kế hoạch hoạt động mới hoàn thiện hơn cho năm kế tiếp.

Bước 3: Xác định mục tiêu rõ ràng và dễ dàng đạt được

Bước tiếp theo, doanh nghiệp cần đặt ra mục tiêu rõ ràng, đảm bảo sự phù hợp với nguồn lực sẵn có. Mục tiêu phải cụ thể, có thể đo lượng được và có thời hạn. Doanh nghiệp cần tránh đưa ra quá nhiều mục tiêu và vượt quá khả năng thực hiện. Vì điều này có thể làm mất tập trung cũng như hiệu suất làm việc của các phòng ban.

Xác định mục tiêu rõ ràng để doanh nghiệp dễ dàng đạt được

Bước 4: Thiết lập ngân sách

Xác định ngân sách là một phần quan trọng của AOP nhằm đảm bảo các hoạt động có đủ nguồn tài chính để thực hiện kế hoạch trong vòng một năm. Khi doanh nghiệp thiết lập ngân sách sẽ cần thực hiện các công việc sau:

• Xác định ngân sách tài chính: Số tiền doanh nghiệp sẽ dành cho mỗi hoạt động trong kế hoạch, thông qua việc xem xét các chi phí dự kiến và nguồn tài chính để đảm bảo tính khả thi.
• Phân chia ngân sách: Doanh nghiệp nên chia nhỏ ngân sách cho từng hoạt động cụ thể (như: tiếp thị, nghiên cứu và phát triển,…) theo từng tháng để dễ dàng quản lý hơn.

Bước 5: Xây dựng chiến lược kinh doanh chi tiết và phù hợp

Xác định chiến lược tổng thể: Doanh nghiệp phải xác định cách thức để đạt được mục tiêu bao gồm: cơ cấu sản phẩm, tiếp thị, phát triển thị trường…

Phân tích SWOT: Doanh nghiệp cần biết được đâu là điểm mạnh để tiếp tục phát huy và đâu là điểm yếu để hạn chế, nắm bắt cơ hội và rủi ro trong môi trường kinh doanh.

Xây dựng kế hoạch chi tiết: Doanh nghiệp nên đưa ra từng bước cụ thể để đạt được mục tiêu bằng việc xây dựng lịch trình và phân công nhiệm vụ rõ ràng cho mỗi phòng ban, bộ phận. Việc xây dựng KPIs (chỉ số đo lường hiệu quả) là cần thiết để theo dõi mức độ hoàn thành các mục tiêu đã đề ra.

Bước 6: Thiết lập các phương án dự phòng

Thị trường luôn tác động lên quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó, việc thiết lập các phương án dự phòng rủi ro sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó kịp thời, tránh khỏi những tổn thất nặng nề. 

Doanh nghiệp nên lường trước những trở ngại có thể có khi xây dựng AOP trong kinh doanh. Từ đó, doanh nghiệp xây dựng các kế hoạch dự phòng tài chính hoặc bản kế hoạch thay thế cho các hoạt động chính.

Bước 7: Đánh giá và kiểm tra hiệu quả thường xuyên

Đánh giá và kiểm tra hiệu quả AOP thường xuyên sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn đang thực hiện theo đúng mục tiêu và kế hoạch. Để làm tốt hoạt động này, doanh nghiệp nên:

• Thiết lập lịch trình đánh giá và kiểm tra: doanh nghiệp xác định thời điểm và tần suất đánh giá theo lịch trình.
• So sánh kết quả đạt được với mục tiêu và KPIs nhằm nắm bắt hiệu quả làm việc và có kế hoạch điều chỉnh nếu cần.
• Thiết lập cơ chế điều chỉnh: nếu xuất hiện những vấn đề cần thay đổi, thiết lập cơ chế điều chỉnh sẽ đảm bảo kế hoạch vẫn thích hợp và khả thi.

Kết luận

Có thể thấy, doanh nghiệp muốn hoạt động kinh doanh một cách trơn tru cho năm tiếp theo thì việc xây dựng AOP là một trong những hoạt động quan trọng. Hy vọng qua bài viết trên, các bạn đã nắm được AOP trong kinh doanh là gì và biết cách để xây dựng một bản kế hoạch năm phù hợp cho doanh nghiệp.