Hành chính nhân sự là gì? Cơ hội nghề nghiệp hành chính nhân sự

Ngày nay khi nhắc đến một bộ phận quan trọng của một doanh nghiệp chắc chắn không thể thiếu phòng hành chính nhân sự. Vậy hành chính nhân sự là gì? Tầm quan trọng của bộ phận hành chính nhân sự đối với doanh nghiệp ngày nay ra sao? Và cơ hội nghề nghiệp của ngành này trong tương lai như nào chúng ta hãy cùng giải đáp qua bài viết dưới đây nhé!

Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là gì?

Hành chính nhân sự là một bộ phận không thể thiếu của mỗi doanh nghiệp. Đây là bộ phận tập trung các hoạt động quản lý và điều hành công việc liên quan giữa hành chính và nhân sự.

Nhân viên hành chính nhân sự là những người đảm nhiệm và thực hiện các công việc liên quan đến thủ tục hành chính như xử lý, lưu giữ hồ sơ, giấy tờ, và công việc về nhân sự như quản lý hồ sơ nhân sự, giải quyết các vấn đề phát sinh với nhân sự.

Hành chính nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự phát triển và sự thành công của mỗi tổ chức.

Phòng hành chính nhân sự làm công việc gì?

Phòng hành chính nhân sự thường sẽ chia thành 2 nhóm công việc riêng biệt, gồm có nhóm công việc về hành chính và nhóm công việc về nhân sự

Nhóm công việc về hành chính

Các công việc hành chính

• Soạn thảo văn bản về hành chính: Dựa theo yêu cầu từ cấp trên, nhân viên hành chính cần soạn thảo các văn bản như quyết định, thông báo, công văn, hợp đồng tùy theo từng trường hợp và mục đích
• Quản lý tài sản công ty: đối với các tài sản cố định của công ty như máy tính, máy in, bàn ghế, tủ chứa tài liệu,… nhân viên hành chính phải có văn bản thống kê, định kỳ theo dõi, lên kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng các loại thiết bị
• Chịu trách nhiệm đăng ký và lưu trữ các giấy tờ quan trọng như hợp đồng mua, bán, hợp đồng kinh tế, hồ sơ đăng ký kinh doanh
• Lo các thủ tục cho cán bộ công nhân viên đi công tác: Đặt vé phương tiện di chuyển như tàu, máy bay, làm thủ tục khách sạn cho nhân viên đi công tác
• Quản lý, phân phát vật tư, văn phòng phẩm, trang phục cho nhân viên
• Lên kế hoạch, tổ chức các cuộc họp, hội nghị: tùy theo quy mô của sự kiện mà nhân viên hành chính cần lên kế hoạch về địa điểm tổ chức, hình thức tổ chức,… 
• Tham gia công tác lễ tân: nhân viên hành chính sẽ thực hiện đón tiếp khi có khách hàng đến tham quan doanh nghiệp; tiếp nhận các giao dịch và giải đáp thắc mắc của khách hàng

Nhóm công việc về nhân sự

Các công việc về nhân sự

• Thực hiện kế hoạch tuyển dụng cho công ty: Tiếp nhận nhu cầu tuyển dụng của các phòng ban. Sau đó lên kế hoạch đăng tuyển, nhận và lọc hồ sơ, sắp xếp phỏng vấn cho các phòng ban
• Lên kế hoạch đào tạo, nâng cao tay nghề nhân sự: Tổng hợp nhu cầu đào tạo của các phòng ban đưa lên cấp trên, sau khi được cấp trên duyệt sẽ tiến hành lập ra các buổi đào tạo nâng cao tay nghề cho nhân viên
• Quản lý hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên: Hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên sẽ được lưu giữ tại phòng hành chính nhân sự. Bộ phận nhân sự có trách nhiệm đăng ký thủ tục làm BHYT, BHXH cho nhân viên
• Làm các thủ tục về lương, thưởng của nhân viên: Tổng hợp bảng chấm công của nhân viên hằng tháng, lên danh sách lương, thưởng sau đó chuyển về bộ phận kế toán. Định kỳ theo dõi cập nhật lương, thưởng theo từng năm
• Xây dựng nội quy lao động: Phối hợp xây dựng hệ thống các quy trình, quy định tại nơi làm việc để đảm bảo an toàn lao động, công việc đạt hiệu quả cao. Hướng dẫn nhân viên thực hiện theo quy trình, quy định được đưa ra, đánh giá định kỳ kết quả thực hiện.

>> Có thể bạn quan tâm: Trình độ chuyên môn là gì? Cách ghi vào hồ sơ năm 2023

Cơ hội nghề nghiệp của hành chính nhân sự

Đối với ngành nghề hành chính nhân sự, hiện tại và trong tương lai các doanh nghiệp vẫn luôn cần nguồn cung nhân sự rất lớn. Vậy học gì để làm hành chính nhân sự? Lương của hành chính nhân sự là bao nhiêu? Tìm việc làm ở đâu? 

Cơ hội nghề nghiệp hành chính nhân sự

Học chuyên ngành gì để làm hành chính nhân sự?

• Về nhóm công việc hành chính hầu như tất cả mọi người, dù là những người học khối ngành kinh tế hay những người học khối ngành kỹ thuật cũng có cơ hội ứng tuyển
• Về nhóm công việc nhân sự thì không phải ai cũng làm được, thường sẽ chỉ dành cho các đối tượng tốt nghiệp chuyên ngành quản trị nhân sự, quản trị kinh doanh, các ngành xã hội học liên quan đến con người. Tuy nhiên nếu ứng viên muốn làm trái ngành sẽ phải bắt đầu từ công việc hành chính trước, sau một thời gian mới có thể làm công việc về nhân sự 

Mức lương công việc hành chính nhân sự là bao nhiêu?

• Đối với ứng viên mới ra trường hoặc người có kinh nghiệm dưới 3 năm mức lương sẽ dao động trong khoảng 6 triệu- 10 triệu đồng
• Đối với người có kinh nghiệm lâu năm và có thể đảm nhiệm hầu hết các công việc của hành chính nhân sự mức lương sẽ dao động trong khoảng 10 triệu- 20 triệu đồng
• Đối với vị trí trưởng phòng, phó phòng hành chính nhân sự của các công ty lớn, mức lương sẽ có thể trên 25 triệu đồng

Người muốn làm hành chính nhân sự tìm và xin việc ở đâu? 

Tìm việc hành chính nhân sự ở đâu?

• Các web tuyển dụng: hầu hết các nhà tuyển dụng sẽ đăng thông tin công việc trên các web chuyên về tuyển dụng. Các web uy tín bạn có thể tìm kiếm công việc hành chính nhân sự như topcv.vn, jobsgo.vn, vietnamworks.com, careerbuilder.vn, vn.endeed.com
• Mạng xã hội: mạng xã hội ngày nay đã không còn xa lạ với những người trẻ tuổi nữa, đặc biệt là Facebook. Ứng viên có thể tìm kiếm công việc hành chính nhân sự thông qua các group, trang page tìm việc làm
• Trang web chính thức của công ty: Nếu bạn có nguyện vọng làm việc tại một công ty nào đó , bạn có thể tìm kiếm thông tin tuyển dụng các công việc trên trang web của công ty. Tìm việc bằng cách này giúp ứng viên có thể biết chi tiết mô tả công việc và tránh được tình trạng bị lừa đảo như tìm qua mạng xã hội
• Hội chợ việc làm: Hằng năm tại các trường đại học thường diễn ra hội chợ việc làm. Nhà tuyển dụng tham gia thường là những công ty lớn và uy tín. Ứng viên có thể theo dõi thông tin tổ chức trên các hội nhóm và tham gia để tìm cơ hội việc làm

5 kỹ năng cần có để làm một nhân viên hành chính nhân sự giỏi

5 Kỹ năng nhân viên HCNS phải có

Kỹ năng tin học văn phòng

Ngày nay việc soạn thảo và quản lý hồ sơ, giấy tờ của doanh nghiệp, hay việc xử lý thông tin nhân sự hầu hết đều được thực hiện bằng máy tính. Ngoài ra, tùy theo từng công ty mà công việc hành chính nhân sự sẽ phải sử dụng thêm các phần mềm khác nhau, như phần mềm chấm công, phần mềm quản lý nhân viên và các phần mềm khác. Vì vậy, thành thạo kỹ năng tin học văn phòng là một yêu cầu tối thiểu bắt buộc phải có đối với một nhân viên hành chính nhân sự. 

Kỹ năng quản lý, tổ chức tốt

Phòng hành chính nhân sự là nơi cất giữ những hồ sơ, giấy tờ quan trọng về thông tin nhân viên, thiết bị và các văn bản hợp đồng hành chính. Ngoài ra đây cũng là bộ phận chuyên tổ chức các buổi họp, các sự kiện thường niên hay những buổi tiếp đón khách hàng. Vì vậy, một nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng bao quát, quản lý và có tư duy logic tốt để sắp xếp, tổ chức tốt

Kỹ năng giao tiếp, xử lý tình huống tốt

Với vai trò là cầu nối giữa các bộ phận trong công ty, giữa lãnh đạo với nhân viên, giữa nhân viên các phòng ban với nhau, kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự giỏi. Nhân viên hành chính nhân sự cần biết cách giao tiếp để có thể truyền đạt trọn vẹn yêu cầu của lãnh đạo tới nhân viên cũng như mong muốn, nguyện vọng của nhân viên tới lãnh đạo. Việc xử lý tình huống khéo léo cũng giúp công việc được thuận lợi, trôi chảy hơn từ đó nâng cao được hiệu suất công việc

Kỹ năng cẩn trọng, tỉ mỉ

Do tính chất công việc, bộ phận hành chính nhân sự phải đảm đương nhiều công việc, quản lý rất nhiều hồ sơ về nhân sự, tài sản công ty, hay như vấn đề nhạy cảm về chính sách, lương thưởng. Vì vậy đòi hỏi người làm công việc này phải rèn luyện được tính cẩn trọng, tỉ mỉ, tránh để xảy ra các sai sót dù là nhỏ nhất.

Kỹ năng ngoại ngữ

Hành chính nhân sự là một trong những bộ phận thường xuyên tiếp xúc với khách hàng. Đặc biệt trong thời kỳ hội nhập ngày nay, đa số các công ty, doanh nghiệp Việt Nam có liên kết hoặc tham gia thị trường xuất, nhập khẩu với doanh nghiệp nước ngoài. Vì vậy, để tăng cơ hội việc làm và phát triển trong tương lai, những người muốn làm nhân viên hành chính nhân sự cần có kỹ năng ngoại ngữ tốt.

Qua bài viết trên đã cho chúng ta biết hành chính nhân sự là gì. Công việc hành chính nhân sự tuy không quá khó khăn nhưng yêu cầu bạn phải luôn nỗ lực, học hỏi và hoàn thiện không ngừng. Hi vọng bài viết sẽ giúp ích cho những bạn đang có mong muốn tìm hiểu và làm công việc hành chính nhân sự!